IBM 雲端辦公室: 企業版臉書職場大革命

作者 | 發布日期 2014 年 08 月 19 日 12:00 | 分類 雲端
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「全球佈局」已成為許多企業的經營口號,為了減少因公司規模擴大而增加的溝通成本,越來越多企業主仰賴雲端科技提供的服務,並致力於打造無時空限制的雲端辦公室,讓相隔兩地的團隊能即時交流並分享資訊;而雲端服務最大的優勢──資料存取方便,使員工即使不在辦公桌前,也能隨時連結到公司內部的共享資料夾,安全又快速地獲取所需要的資源。從研發、行銷到業務,企業的每個面向都可以透過雲端服務來提升工作效能。



目前市場上提供許多雲端服務軟體,其中又以 IBM 推出的 IBM SmartCloud for Social Business(IBM智慧社群雲)功能最完善、也最體貼客戶,能為企業的需求量身打造,舉凡線上會議,與協力廠商合作等企業常見需求,它都能滿足。科技新報(TechNews)特別邀請到 IBM SmartCloud for Social Business 兩位專家:台灣 IBM 軟體事業處高級軟體顧問 鄭舜元(Roger)和 IBM 公司軟體事業處產品行銷副理 鄭亦捷(Jack),分別從技術及需求的角度,探討 IBM 智慧社群雲對企業的好處。

IBM SmartCloud for Social Business 雖然有 Lotus 影子,但是主打的是協同工作與溝通服務,不論是郵件的附件檔案可直接討論,或議題、商務活動的後續追蹤都是便利職場工作者的利器。

IBM 智慧社群雲採用訂閱制,提供企業主最即時且方便的協同服務,加強與合作夥伴的關係連結。舉例來說,在處理郵件時附件檔案的線上連結可內嵌,不需要在郵件中附件檔寄來寄去。不但避免造成溝通效率不佳的問題,又能夠快速地找到彼此工作需要的資料,整合性的作業環境更成為主要的競爭優勢。IBM 軟體事業處高級軟體顧問 Roger 表示, IBM 很早就往雲端發展,當競爭對手大吹特吹他們往雲端的努力時,IBM 早已默默耕耘出一番成果 : IBM 目前已經是 SaaS(Software as a Service; 軟體即服務)霸主,並致力於整合 SaaS, IaaS, 和 PaaS,讓雲端應用的環境更加成熟,同時也捐贈 Symphony source code 給 OpenOffice 開源社群(使用 Apache  開源規範約束),擴大 IBM 在雲端應用的影響力。

 

行動應用不煩惱

隨著智慧型手機和平板裝置的普及化,隨處都能辦公的特性和資安的高度要求再度挑戰企業應用軟體在不同平台的運作。而 IBM 當然不會置身事外於行動裝置的時代。對 IBM SmartCloud for Social Business 來說,不僅在兩大平台 Android 和 iOS 上都有行動裝置的支援,也提供 Blackberry 的支援服務。 2

▲社群功能讓你瞭解遠方同事最新狀況。

IBM SmartCloud for Social Business(IBM 智慧社群雲),名稱上特別提到 Social 社群這個字,更突顯出以人為本的服務重心,透過加強即時協作的方式,強調「社群」的重要性,也強化群體的互動。讀者可能很好奇,IBM 產品在雲端上如何有效地進行社群應用呢? IBM 在這套郵件系統採用的 Social Mail 概念,是能讓郵件系統分享檔案給更多協作的參與者,改進傳統 E-mail 因往返不斷所衍生出不同版本的方式,讓大家都能及時更新資訊。系統可讓使用者在收 mail 的時候,能針對寄件者,抓取相關的線上資料(文件檔案、報表或需要討論的內容),或是直接進行線上對談,避免傳統電子郵件作業時常見的大海撈針,或是搜尋不同時間版本的檔案等惱人又花時間的問題。換言之,提高協同工作的效率,促進工作之間的互動,是 IBM 這套系統最大的優點。 3 除了企業內部的協同作業,IBM 智慧社群雲更可免費邀請外部人員,讓協力廠商也能在 IBM SmartCloud for Social Business 平台上, 彼此交換進度與協同作業,讓雲端協同合作效率極大化。相較於其他平台,IBM 智慧社群雲的另一優勢便是大檔傳輸,上限可達 500MB 大小,也可在多人間互傳。更重要的是具備資料安全性,不同於坊間的其他平台,中間的傳輸協定以及和企業系統的高整合度,都能在傳輸中保有一定的私密性,兼顧資料安全的考量。這樣一來,小組成員的工作狀態都能一目了然,不但更容易掌握工作夥伴的工作進度、檔案更新的內容,以及個別成員的討論,也確保機密不會外洩。 4

▲ 協同專案狀況一目了然。

IBM SmartCloud for Social Business 有企業用社群網站,並且在 IBM 內部得到不錯的迴響。Jack 舉一個實際例子,他提到台灣這邊有人在內部的社群網站談到他們團隊即將爭取某個案子,北京的同事看到後表示他們先前在做類似的案子,提點要注意什麼事項。北京同事分享先前成功的經驗,讓台灣這邊的同事獲益不少。IBM 提供的企業用社群網站,讓分隔各地的同事能夠彼此分享,打破時空距離的限制。

 

更智慧型的線上會議與 VOIP 支援

就目前而言,線上會議已經逐漸普及,IBM SmartCloud for Social Business 為提供企業更好的體驗,目前支援 VOIP 或者是撥入方式參與會議 : 同時間上線人數最多可達 199 人,更將在不遠的未來加上視訊的功能,讓使用者能有更多的會議形式選擇。

 

整合性強而且能視需求增加元件

有別於市面上的產品大多聚焦於單項功能,IBM 提供給企業的產品更注重整合功能,這也是客戶願意採用這套系統的最主要原因-能夠從企業整體的需求著手。如果企業內部已有慣用的套件,IBM SmartCloud for Social Business 都可無縫整合,像是企業常用的顧客管理系統,則可導入 SugerCRM 和 Salesforce.com,另外個別企業自家的服務,像是郵件服務與其他內部系統等,也都能與 IBM 方案作有效的整合。 Roger 現場示範安裝了 IBM SmartCloud for Social Business 的套件,可以直接在電腦資料夾裡拖拉檔案,以習慣的操作方式,透過 IBM SmartCloud for Social Business 與同事分享檔案。

image5-26▲ 媒體資料庫

資安要求不馬虎

另外,在辦公場所攜帶自己的裝置越來越普及的情形下,如何確保資安要求可說是艱鉅的挑戰。前面提及公司自身的服務與 IBM 服務的 Hybrid Cloud 情形,也同樣面臨資安的挑戰。IBM 採用業界最嚴格的資安標準,讓公司機密不輕易外洩。也不會記錄使用者行為,不像常見的網路服務,必須交出一些東西給服務業者,而 IBM 提供的服務,則絕不會掃描客戶的資料,確保資料的安全與隱私。

 

使用實例分享:更有效率地集思廣益

前面提到 IBM SmartCloud for Social Business 的優點,效能提昇多,我們可以從 IBM SmartCloud for Social Business 的網站,看到不少 IBM 客戶的稱讚,可以觀察到不同業種在應用這套系統上的差異與思維。

IBM 表示,透過企業內部社群合作能夠帶來實體效益,譬如IBM在全球各地的員工加起來有 40 萬人,人數眾多,許多好的構想,或是改進的意見,都可以透過內部的社群互動實現。以 IBM 內部的創意討論會 Innovation Jam 為例,2006 年有 15 萬人透過不同方式參與。不同國家和不同地區的 IBM 員工,透過在線上組織不同的想法,同時把業務內容、工作內容輸入討論,總計共產生 10 項新的業務,投入資金總共約 1 億美元,營收則有 7 億元,如此的協作產出,可謂成效良好。透過線上合作的方式,不論是跨公司、跨區域、即使是很遠的距離依然可以有效率地完成工作,讓成果能更完美地被付諸實現。 以下是這段影片:

IDC(國際數據資訊)曾發布報告,指出全球有 60% 的財富百大企業(Fortune 100)採用 IBM的企業社群解決方案,IBM 並連續三年被評選為企業社群軟體的第一名,從此可知 IBM 的形象及產品的品質獲得絕大多數企業主的信賴。 最後台灣 IBM 公司軟體事業處產品行銷副理 Jack 更和我們分享了 IBM 智慧社群雲的 4S 口號:Social、Security、Smart、 Simple, 替 IBM 產品寫下相當好的說明註腳。

(首圖圖片為IBM軟體事業處高級軟體顧問鄭舜元(左)和軟體事業處產品行銷副理鄭亦捷(右) 合影)

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