工作專屬的通訊軟體 ChatWork 溝通、工作管理、隱私安全一網打盡

作者 | 發布日期 2014 年 08 月 28 日 15:30 | 分類 app , 軟體、系統
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即時通訊軟體已成為最受歡迎的溝通工具,除了平常的聊天交友,也成為許多人工作上最得力的助手,但對於注重工作效率的人而言,通訊軟體卻像是雙面刃,資訊取得快速卻無法區別重要性、溝通即時卻要花額外時間整理資料,因此當我們回頭檢視目前所使用的通訊軟體,會發現市面上常見的產品都沒有與企業既有的工作流程整合,以致雖然溝通管道暢通了,卻因為雜訊太多、管理不周導致工作效率降低,更糟的還可能讓公司商業機密外洩;此外使用即時通訊軟體容易公私不分,員工辛勞一天想要下班休息,卻常常收到上級的指示,反而延長上班時間。



如何解決上述提到的問題,或許最好的辦法就是為工作設計一套專屬的通訊軟體,來自日本的 ChatWork 也就在這樣的期待中誕生。科技新報很榮幸能越洋訪問 ChatWork 創辦人兼執行長山本敏行先生,談 ChatWork 這套強調工作流程管理,以及公事與私事分開的即時通訊軟體。

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四大功能方便工作用途

ChatWork 擁有一個洋派的名字,骨子裡卻依循著日本文化最重視的務實與簡潔精神,它的四大功能:聊天、工作管理、檔案分享、影音聊天,皆秉持「簡化商業溝通」的原則。其中簡化企業工作流程的工作管理可說是 ChatWork 最大的亮點,山本先生提到,ChatWork 的用戶可以使用軟體中內建的工作事項管理功能,上司可指派任務,下屬接收任務後則可著手進行,不必另外記下工作內容和完成時間;此外,只要是群組內的人,都可以看到先前的歷史訊息,瞭解來上班前公司業務的情況,很快就能進入狀況。

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相較於一般市面上的即時通訊軟體,加入工作聊天室不能看先前工作的相關對話,還得另外私訊給新接手的同事交待業務,費時又費工,ChatWork 以工作群組方式設計,除了適合公事上使用,更方便新人瀏覽之前的討論串,快速進入狀況。

由於 ChatWork 方便的聊天室設計,讓原本很多小型會議可以直接透過文字溝通,節省許多開會時間,而ChatWork 的視訊會議功能,可以進行跨國會議,開完會後也同時指派完任務,時程表也確定下來,以上這些都是透過 ChatWork 內建的工作清單管理功能。

注重安全隱私的通訊軟體

至於安全性和隱私來說,所有訊息採用 SSL 加密方式傳輸,上傳的檔案則經過最高級 AES256 加密,確保公司機密不外洩。ChatWork 的系統經過國際標準 ISO27001(ISMS)認證,只有少數維運人員能經手存取資料;也不用擔心系統穩定性,ChatWork 採用 AWS 的服務,並有備援機制確保資料不會遺失。值得一提的是 ChatWork 在全球的所有方案都是比照網路銀行的安全等級,並受到 KDDI(日本第二大電信公司)的認證與肯定。到目前為止,總計有 4,000 家企業使用 ChatWork。

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ChatWork 讓工作更有效率

通訊軟體最大的問題是無法將工作與休閒完全區分開,常常會有混淆及互相干擾的情形,但 ChatWork 因為是針對企業需求特別設計,有注意到這方面問題。先前提到其他市面上即時通訊軟體常會有公私不明的情形,以及不是上班時間,卻接到上司的指示要做事情,遇到類似情形,ChatWork  的使用者只要不上線,等到上班時間再開啟即可。由於與私人的即時通訊軟體是分開的,因此能保有私人的時間。

ChatWork 與其他企業用即時通訊軟體相比,功能齊全多了,像是具備工作清單功能,以及視訊通話功能。相比之下,大家常用的 Skype,容易出現訊息同步上的問題,很容易漏掉訊息,而 ChatWork 的通訊則放到雲端上,不會有掉訊息的問題。

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工欲善其事,必先利其器

ChatWork 如何專注於工作流程功能呢?山本先生特別與我們分享幾個令人印象深刻的例子。他提到有位建築公司老闆,常常一天會接到一百通電話,但由於在外頭工地奔波,電話常接不到,所以下屬接到後只好將通話內容摘要寫到便利貼,黏到電腦螢幕上。但一天一百多張的便利貼,常有黏不牢情況,還會掉在地上,造成重要事項未處理。後來建築公司採用 ChatWork,運用管理工作清單功能處理外部以及公司內容的交辦事項,相當方便。

日本線上英語教學公司「株式会社ぐんぐん GnGn Inc.」,提供海外外籍教師線上真人教學,服務想學語言的日本人,但由於教師眾多,超過 1,000 名,以 email 大量發信不易,且每位老師的教學時間皆不同,造成事項通知困難,但在改用 ChatWork 後,提升事項公告的效率,更能讓老師快速了解公司政策,課程安排也更便利。

 

聚焦台灣,進軍國際

ChatWork 在 2011 年於日本推出時,馬上就讓向來挑剔並堅持完美的日本人買單,取得重大成功,隨之打進各國市場,2012 年進軍矽谷,成果豐碩,目前企業用戶來自 170 個國家,而與日本距離近、文化淵源又深的台灣更成為推廣重點,山本先生特別強調台灣在去年進行的測試反映良好,更重要的是看好台灣的 IT 環境、使用者的 IT 知識也夠,因此決心深入發展台灣市場。

山本先生表示目前在臺灣的推廣目標是中小企業用戶,預計八月下旬將會推出重新改版的繁體中文網站,歡迎大家多多使用,體驗 ChatWork 諸多方便的功能,並與其他通訊軟體多方比較,才能體會 ChatWork 的好處。談到未來規劃,最近 ChatWork 重新設計 Logo,打造新的企業形象,從原先主色調為藍色的 Logo,調整為辨識度更高的紅、黑色系,並趁此機會重新打造企業形象,希望能夠邁向國際化,提供國際使用者更棒的體驗。

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