《Google 必修的圖表簡報術》書摘──用圖表說好故事

作者 | 發布日期 2016 年 04 月 08 日 10:00 | 分類 科技教育 , 軟體、系統
下載自shutterstock

你手上的資料裡有它的故事,但是,不善用現成的圖表製作工具(如 Excel),容易把好故事變成不知所云的爛圖表。你得擔任資訊的分析師或溝通師,以視覺和脈絡將故事搬到幕前,說給觀眾聽。Google 總監柯爾首度公開絕活,教你做對圖表、說對話,所有人都聽你的!以下是由《商業周刊》授權,摘自該書的部分內容。



你可以學到這些

  • 會用工具做圖表 ≠ 會表達資料 ≠ 會溝通
  • 用對圖表,才不會變成說好故事的絆腳石
  • 加強自己的溝通能力與效率

 

到處都是爛圖表

我在工作上經常碰到許多不盡理想的視覺圖表(日常生活中也是,開關一開了就停不下來……)。沒有人會刻意製作爛圖表,但是爛圖表還是層出不窮。

所有業界、所有公司、所有類型的人都有可能做出爛圖表,連媒體也會做爛圖表,連應該要有些水準的人也會拿張爛圖表出來給聽眾看。為什麼會這樣?

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沒人天生就會用資料說故事

學校老師教導我們語言與數學。在語言課,我們要學習將字詞組成句子、將句子組成故事;在數學課,我們要學習搞懂數字的奧秘。不過,卻很少人將這兩項科目結合在一起,教我們如何用數字說故事。不僅如此,大半人都對於此領域相當沒天分。

現在資料呈現的作業需求越來越高,但是我們卻毫無準備。隨著科技進步,我們唾手可得的資料量越來越龐大,這些大數據也等著我們去破解。此時,將資料視覺化、用來說故事的技能,即成了將資料轉為資訊、改善決策能力的關鍵。

在缺乏天分和訓練的情形之下,我們多數時候只能仰賴工具。科技日新月異,不只使得資料越來越龐大、越來越唾手可得,也使處理資料的工具日漸普及。任何人都能將資料輸入繪製圖表的程式(例如 Excel)、製作出圖表。這句話相當值得深思,所以我再重複一遍:任何人都能將資料輸入繪製圖表的程式(例如 Excel)、製作出圖表。以前只有科學家或其他高技術人員才有資源製作圖表,想到這點就令人驚歎不已,又讓人覺得相當害怕。畢竟,沒有清楚的指引,就算原意再良好、付出再多心血(再搭上常常有問題的工具預設值),我們可能會誤入歧途,例如做出 3D 立體、毫無意義又五顏六色的圓餅圖。

 

擅長微軟 Office 系統?沒什麼了不起,大家都會!

文書工具、試算表與簡報軟體的技能以前可以在履歷表和職場上加分,但是現在對於大多員工來說已經成了最初階的要求。有位老闆曾經告訴我,現在「熟悉微軟 Office 系統」在履歷表上已經沒什麼稀奇,這已經成了最基本的知識需求,只有更進一步的技能才能讓你在眾多求職者中脫穎而出。能夠有效率地用資料說故事便是其中一項優勢,讓你在任何職位當中都能成為佼佼者。

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科技讓資料處理工具日漸普及、也大幅提升了此類工具的效率,但是使用者本身的能力卻可能還差得遠。任誰都會把資料輸入 Excel、製作出一張圖表。對許多人來說,資料視覺化就這麼簡單。然而,資料當中的有趣故事很可能因此變得平淡無奇,或是導致更慘的後果──根本沒人看得懂。工具預設值和基本技巧通常會讓資料變得空洞又索然無味,完全缺乏故事性。

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你的資料裡頭有著故事,但是工具不知道這個故事到底是什麼。這時候,就必須由你擔任資訊的分析師或溝通師,以視覺和脈絡讓這個故事被看見。本書便將重點放在把故事搬到幕前的流程。接下來是幾個改善前後的例子,讓各位讀者親眼看看本書的價值;我將會一步步詳述各項要點。

讀完本書之後,會讓你從單純展演資料,變成用資料說故事。

 

商周書摘

《Google 必修的圖表簡報術》簡介

曾任 Google 人力分析團隊總監 6 年的柯爾・諾瑟鮑姆・娜菲克,負責協助分析團隊和 Google 其他部門的溝通,接收到的業務訊息都是最棘手、最難處理的資訊,而她一向都能用這些資訊製造出最洗鍊、最好吸收的圖像,並用最有說服力的方式來說故事。她為 Google 開發出一套資料視覺化的訓練課程,不僅教全體 Google 人,還曾至各地開課 50 次以上。她決定到各地教學及寫作,完成自己「消滅全世界爛 PPT」的偉大使命。

購書詳情可參考:博客來:《Google必修的圖表簡報術:Google總監首度公開絕活,教你做對圖表、說對話,所有人都聽你的!

(首圖來源:shutterstock) 

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