「電子公文」是用過時技術大作文章？從點點簽解讀背後的敏捷脈絡！

面對快速成長的科技和即將到來的 Web 3.0 時代，行政院於 8 月 27 日正式掛牌成立「數位發展部」，首任部長唐鳳在上任之初便宣佈全面展開「流程簡化」，並先從電子簽章開始做起。計劃在外工作的同仁未來能經由手機上的行動簽章、生物指紋等辨識機制登入系統，再透過行動自然人憑證簽收公文，發揮行動辦公效益。此舉也讓「電子簽章」引發一股討論潮。

隨著新部會的建立與新政策展開的論戰不斷，「為何優先考慮『電子簽章』？」的疑問不時穿梭在討論中。畢竟「電子簽章」論技術不算新穎，效益上似乎僅止於行動辦公與提升營運效能。其背後究竟有著什麼樣的脈絡與思考，探究作為國內企業用戶數最多的電子簽名品牌，由凱鈿行動科技推出的「點點簽 DottedSign」後，或許能推知一二。

智慧裝置與遠距辦公讓電子簽名接受度大增，為企業的全面導入奠定基礎

事實上，無論是處於初期 e 化階段，還是已展開數位轉型之旅的企業，多少感受到傳統紙本簽名不僅有著耗時的簽署流程、不易歸檔管理，寄丟的風險，無法達成現今商業世界在效率、環保、成本及安全性上的要求，更背離無紙化的全球趨勢發展。

然而，正如同許多數位轉型專案需要「契機」與「情境」的搭配，雖然台灣 20 年前就已通過數位簽章法，但許多企業仍遲遲未導入電子簽章。不過，兩年多的疫情與居家上班模式，人手一台的智慧裝置成為身邊隨手可得的手寫板，打破實體場域的線上作業也讓使用情境落地，使得電子簽章自然走入人們的生活中。

即便是在企業已回歸辦公室生活的現在，能讓企業全體上下立即感受到高效與便利的「電子簽章」，更符合現今「行動辦公」、「高效作業」與「快速因應市場變化」的商業趨勢與需求，並成為企業邁入數位轉型與實踐 ESG 的最佳解決方案。

開動企業高效列車：從成本、環保到工作效率一次搞定

傳統紙本合約的簽署流程看似單純，但實際執行上有許多極其繁瑣又限制重重的缺點。例如甲乙雙方必須約定時間與地點當面進行簽署，即使不需親自會面，文件傳送過程中的轉檔、列印、掃描、傳真、郵寄等步驟都讓合約簽署過程繁瑣、冗長且難以提升效率。

而「電子簽章」的好處是讓所有步驟皆可在線完成，企業不僅可完全擺脫上述缺點與束縛，以點點簽來說，直覺友善的操作體驗以及管理介面，不僅使用者能快速上手，從文件簽署任務的創建、發送到回簽，整體更能提升 80% 的簽署速度。

此外，點點簽可在文件中指派相關簽署人並置入簽名欄位，能有效避免過去簽錯地方的常見錯誤（例如簽到地址或身分證欄位）。面對多人簽署時，還可指定簽署人順序，這使得整個簽署流程既精準又快速。針對內容制式化的合約或協議書，使用者可以預先儲存為範本，不需每次重新匯入，可以更方便、快速地寄發簽署邀請，讓工作更有效率。

▲ 點點簽可在文件中指派相關簽署人並置入簽名欄位，面對多人簽署時，還可指定簽署人順序

植入行動與敏捷基因：隨時隨地透過手機、裝置呼應市場新需求

許多企業在疫情期間被迫實施遠距、居家辦公，在無法與客戶親簽的情境下，紛紛轉向電子簽名的懷抱，更凸顯出電子簽名能彈性應變多種使用場景，不耽誤重要場合，讓客戶體驗便利的簽署方式，順利推展業務合作。

像是點點簽支援網頁、iOS 與 Android 等跨裝置簽署，不僅讓員工不受時間和地點限制，透過筆電或平板就能輕鬆完成簽署，過程兼顧安全及合規性，還能提供使用者即時查看文件，快速追蹤合約的簽署狀況。

若在簽署過程中認為合約需要修改重簽，也可在拒簽原因上填入理由。整個簽署過程流暢、便捷、易於掌握，合約方能即時掌握變化而快速應對，也和近年提倡的敏捷精神不謀而合。

這樣的優勢，特別適合步調快速的產業，像是數位金融、電商、廣告等，藉由電子簽名的便利性掌握關鍵商機，另一方面傳統產業也能透過導入電子簽名，受惠於其快速、能即時掌握與應對變更的設計，以應對現今變化越來越快速的市場需求，達成數位轉型的里程碑。目前在全球已有超過 2,000 家企業透過點點簽完成重要簽約。

▲ 點點簽支援手機、平板等跨裝置簽名，打破地域及裝置限制，讓企業彈性透過手機、平板或電腦完成文件簽署作業

打造團隊文件管理中心：管理者第一時間掌握團隊工作效率

真正讓「電子簽章」擁有紙本合約無法比擬的優勢，便是企業最在意的「團隊管理」的價值。過去各部門需以掃描紙本簽署文件的方式做歸檔，光是檔案的集中、分類與管控就耗費大量時間與心力，當合約內容涉及客戶敏感資訊，事後的查找與人員權限控管就更不容易，不時會發生需要調派人力專責管理合約的狀況。

諸如點點簽這類解決方案，為企業打造集中管理所有簽署任務的團隊文件管理中心，針對組織內的成員權限也能做到最全面的管理，保護機密文件之外，管理者能從視覺化介面獲取團隊使用量的數據分析，在最短時間掌握團隊的工作效率以便調整。點點簽從管理角度設計一系列的功能，為了減少管理者與員工溝通時間成本，讓企業各個角色都能齊心將精力與資源放在關鍵業務的推展上。