Office 軟體到底該用哪個?各家格式標準為何?

作者 | 發布日期 2017 年 06 月 24 日 0:00 | 分類 Microsoft , 軟體、系統 follow us in feedly

當你在政府部會網站下載檔案時,看到只提供過時的專有 doc 檔案格式,打開排版格式還會跑掉甚至打不開(MS Office 版本不同一樣也會發生),不覺得很惱怒嗎?近日報導者《自願被微軟綁架的台灣政府》 一文,再度引起大眾對於 Office 軟體使用問題的關注,那麼 Office 軟體的選用又該怎麼決定呢?




古有文房四寶──筆、墨、紙、硯,當你書寫一份文件要傳給別人時,不會有人管你毛筆用什麼毫、紙與墨條用東家還西家做的、硯台用哪一種石頭;現代的文房五寶呢?原子筆、修正液、紙、鉛筆與橡皮擦等,一樣沒有人關心你的原子筆是用玉兔還是 pentel 、修正液是用擠的還是用貼的、鉛筆用削的還是自動鉛筆。不管文具用什麼廠牌,只要產出的書面文件可以交換(寫在紙上)通行、可以被閱讀,就是最基本可以接受,更進一步才是呈現、內容品質的課題。而數位時代的文房四寶呢?先不論是不是 Office 軟體,如果產出的數位文件交換性、可閱讀性都被綁在特定廠牌上,這就非常荒謬無道理了。

文房四寶都要買同牌子才能書寫?

你能想像在舊時代,創作還非得使用特定廠商蓋的辦公室與整合式桌椅(類似作業系統)、文具還有他們的稿紙,不然就不能辦事了嗎?對許多台灣人來說,作業系統只能用 MS Windows、文書軟體就等於 Word 、簡報軟體就是 PowerPoint,幾乎沒有微軟產品以外的想像,這就相當這樣的場景。

更進一步,「工作用的檔案」跟發行用文件有差別,一個是材料、一個是「產品」,卻連政府公務員也常常搞錯分野,發出去不可再編輯的檔案時(類似傳統時代的公告、書本手冊等),應該用電子文件格式──PDF ,不但跨所有作業系統平台且是公開標準,產出 PDF 的工具沒有人管你是用哪一種軟體產出;閱讀上,用任何 3C 裝置甚至印出來,排版都一樣不會亂掉,相當於傳統出版品的地位。不管個人產出或者企業產出的正式文書,沒有要提供他人修改,卻使用工作檔在網路上散布,相當於把草稿直接公開,這不會讓人感覺不正式甚至有些散漫嗎?

▲ 寫書法時不會因用不同的筆而寫出不一樣的字,用文書軟體也應該是一樣的道理。(Source:Pixabay)

不可再編輯的電子文件探討完後,讓我們來看看需要編輯改寫辦公文檔的交換性、可閱讀性課題。會有這樣的需要,自然是一起工作的夥伴,可能是企業、NGO、政府組織甚至是小工作室,Office 辦公軟體有共同採購。如果這樣的文檔有跨出組織,對外散布的需求(例如填寫報表),或者是異質團隊,大家協作時的作業系統不同,軟體也不同,甚至經濟條件也不同,例如說是學生小組之類,那這種的檔案格式當然要用某種開放標準。試著這樣想,如果買了某牌的紙張或筆記簿冊,其紙張很特殊,得買他們牌子的筆,寫出來的墨水才吸附得上去,甚至寫完交給別人,還得買該牌特殊專利配方的藥水(相當於閱讀軟體)塗了才能顯像閱讀,這種東西怎麼可能適合流通交換呢?這應該是諜報組織才要用的吧。說回交換檔案格式的問題,其實重點不是 Libre Office 和 MS Office(關於 Open Office 請參考筆者前文)中二選一,真正的課題不在於工具的選擇,而是格式的選擇。

長久穩定的開放格式

現行有兩種辦公文件國際標準,OpenDocument Format(簡稱 ODF)與 Office Open XML(簡稱OOXML)。ODF 是由非營利組織 OpenDocument 基金會推出,在 2006 年 11 月成為國際標準(ISO/IEC26300),其制定主要目標是保證用戶能長期存取資料並不受技術及法律上的障礙,副檔名是 odt 、odp 、ods 、odg 等,最知名的軟體自然是其所推出的 Libre Office,其次是 Google docs 與 Open Office 等;OOXML 則是由 Microsoft 公司提出,在 2008 年成為 ISO / IEC 29500 國際標準,副檔名是 docx、xslx 、pptx 、ppsx 等,採用的著名軟體當然是 MS Office。

▲ LibreOffice 經過幾年的努力,成為不少 Linux 發行套件預設的辦公室軟體。但對一般人來說,介面呈現老舊,使用體驗不是那麼好。(Source:LibreOffice)

企業或者個人該如何選擇格式,甚至是選擇適合的辦公軟體呢?雖然兩者都是 ISO 國際標準,但其中最重要的差異,在於格式的長期穩定度。Microsoft Office 從 2007 開始使用 OOXML ,到 2013 甚至 2016 年,每個版本的使用的 ooxml 的格式都不盡相同,因此使用 2013 所建立的文件在 2007 無法開啟,自己的 Office 軟體本身有跳版本相容性的問題;但是相對的 ODF 格式卻是穩定許多,就算是用舊版的 LibreOffice 3.5 開啟用新版 LibreOffice 5.1 做的投影片odp 檔,投影內容仍然可以正確顯示。應該沒有人希望自己公司、組織的文件資產過了幾年,在新版軟體裡就會顯示錯誤,甚至是無法開啟。如果每份文件都必須標明是用那一年份的 Office 產出,組織單位還得一一備妥「各年份」的 Office 軟體以及匹配的作業系統與電腦,以備將來某日「考古」之需,這不是很麻煩嗎?你很有信心自家公司壽命不超過 3 年的話,自然就不用管這件事囉。

▲ 微軟的 MS Office 相當方便,而且走上雲端。但是 MS Office 不照文件標準存檔,造成其他軟體讀取時出問題。(Source:微軟)

數十年下來,一個政府組織累積的所有文檔如果依賴單一廠商,還得備齊歷年該公司十數個版本的 Office 軟體(還要匹配當年的電腦作業系統)才能開啟、閱讀往年的資料,這不是很糟糕嗎?無怪乎 2009 年,台灣政府把 ODF 標準訂為國家標準 CNS15251 ,2015 年開始連續 3 年推動要落實該標準。在數位時代,格式真的很重要,試想,今天要開啟 1995 年的 jpg 圖片檔或者今天你要開啟 2000 年壓的 mp3 音樂檔都不會發生開啟錯誤,也不會發生多一張臉或者變雜音的狀況,才相距 6 年的 docx 檔卻會這樣?時間拉長一點,我們看 400 年前成書的紙本西遊記、三國演義都沒有這麼困難了,才沒有幾年歷史的數位檔案格式卻會如此,豈不是科技退化?

更進一步,關於相容性的問題,Microsoft 的 OOXML 雖然是 iso 標準,但是標準歸標準,實作歸實作。以 docx 來說,存檔時,MS Office 總是會存入非 OOXML 標準的元素,導致其他軟體根據 OOXML 標準實作 docx 的時候,總是跟 MS Office 有視覺上的差距;更有趣的是,用 MS Office 存成 ODF 的格式一樣會加料,將微軟格式轉成 ODF 時,用新一點版本的 LibreOffice(5.1.x、5.2、5.3…) 的成功率較高(其實很少人知道,對舊版 MS Office 的相容性,Libre Office 可能比新版 MS Office 還要好 ),而以 MS Office 另存新檔成 ODF 格式,會因為加料導致非 MS Office 軟體存取有困難。

▲ 筆者用 Google Docs 打本篇文章,依然能用其他軟體,如 LibreOffice 開啟,不必擔心格式跑掉或開不了檔。

Microsoft 之所以要這樣做,很明顯的是其商業策略,要「督促」使用者繳費更新軟體使然,不更新軟體就會被「處罰」。如果是個人使用,當然沒有企業、組織會面臨的這些問題。然而你是學生的話,沒有錯,經過 Microsoft 的努力,很多學校提供了超低價的 Micorsoft 學生授權方案,甚至還有佛心的免費教學,讓你離不開他們的產品,好像沒有微軟的產品就做不出好作品;然而等到出社會, Microsoft 把你養肥養上癮以後,是要回收當初的投資,你是要繳納「微軟稅」的。試想,把你的才能綁死在單一廠牌的專屬軟體,這樣好嗎? 明明縮排、字體調整、靠左靠中靠右、插入圖片、圖文框、圖表、公式等都是每一個 Office 軟體必備的功能,不是 MS Office 特有功能。人應該是要獨立自主有主見,怎麼能在這麼基本的工具上,被單一廠商制約呢?你是一個獨立個體,你有選擇 Office 軟體的自由,就好像喝牛奶不一定要喝味全林鳳營,也可以喝光泉、義美、統一。

筆者最後做個總結,對於穩健長期經營的企業、組織,在選用辦公文件標準時,一定要考慮長期文件格式的穩定性,應該要採用 ODF,只有非常非常需要 MS Office 特殊功能,而且只在內部作業不講究對外流通,檔案封存是用 PDF,那這用 MS Office 沒有問題,畢竟它發展的確比較早,UI 也比較方便。

(首圖來源:By ahen0barbus (Own work) [CC BY-SA 3.0], via Wikimedia Commons

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