微軟 Outlook 推新功能,幫助提升溝通或會議效率

作者 | 發布日期 2018 年 05 月 04 日 17:15 | 分類 app , Microsoft , 軟體、系統 follow us in feedly

上個月底 Gmail 進行大改造後,微軟 Outlook 也在日前推出多項新功能,將幫助商務用戶提升溝通或會議效率。




Outlook「郵件」

顯示公司組織目錄

在大型公司裡,有時人們可能會搞不清楚電子郵件的收件者與寄件者究竟是誰、隸屬哪個部門。現在 Outlook 將公司組織的詳細目錄添加到連絡人資訊,便於用戶查詢;若是公司採用 Azure Active Directory(Azure AD)做為員工身分識別管理,在組織目錄裡甚至能看到哪位員工需對哪位主管回報。

發送密件副本提示

電子郵件應寄送給誰是相當重要又微妙的舉動,為了避免用戶沒注意而誤發密件副本(Blind Carbon Copy,BCC),Outlook 會自動提示。

支援代理伺服器

部分公司會使用代理伺服器(Proxy)來阻止外部行動裝置直接造訪公司網路,現在 Outlook 支援 SOCKS proxies 以保護公司網路的數據傳輸。

Outlook「行事曆」

提醒帳單繳款

現在不少服務採用電子帳單,用戶可將這些帳單依繳款截止日期添加到行事曆當中,使用 Outlook 便會自動跳出提醒通知。

建議會議地點

在行事曆新增會議或其他活動時,Outlook 便會依照用戶所在的位置資訊建議地點,例如上次開會的會議室或是經常前往的客戶公司等等;它是以機器學習(Machine Learning)建立起推薦模型,考量用戶位置、與會者名單、會議時間以及其他因素。這項功能還整合 Bing 的服務,提供與地點相關的周邊資訊與路程時間。

會議回覆追蹤

召開會議或其他活動時,該如何管理需要出席的成員?Outlook 現在允許用戶查看其他人對於會議邀請的回覆,即使是非公司組織裡的人士也能掌握動向。

此外,若是需要嚴格管控出席的與會者,Outlook 讓用戶可選擇允許/禁止轉發會議邀請。

多個時區切換

行事曆功能降低了跨時區會議管理的複雜性,現在用戶可以安排跨不同時區的會議或其他活動,設定開始與結束的時間,在行事曆上就會顯示不同時區的會議排程。

未來新功能搶先看

上述功能已經陸續出現在 Outlook 的行動版、桌面版或網頁版當中,當然還有一些新功能是接下來即將上線:

Android 版《Outlook》整合 Office Lens 技術:在編輯郵件時,可利用內建相機功能擷取紙本文件或白板上的資訊變成圖片,附加在郵件當中。

使用行動版《Outlook》時,螢幕下方將有新的快速回覆框,提供如對話般的回覆內容;除了標記群組或電子郵件以外,還要加入標記連絡人的功能,當用手機搜尋郵件將會優先出現這幾位連絡人的郵件;Outlook 也將保護用戶,不讓從事數位行銷的業者得知已打開甚至閱讀完郵件內容。

(圖片來源:Microsoft 365 Blog