不能只懂番茄時鐘,一文破解唐鳳高效工作術

作者 | 發布日期 2020 年 08 月 23 日 12:00 | 分類 名人談 , 職場 Telegram share ! follow us in feedly


你只知道唐鳳的「番茄時鐘法」嗎?其實這位外國人眼中的「天才 IT 大臣」不倚仗高 EQ,反而很講究方法論,讓自己愈忙愈有效率。現在來偷學唐鳳的高效工作術吧。

外國人封為「天才 IT 大臣」的數位政委唐鳳,緊湊的生活沒有「最忙」只有「更忙」,然而令人訝異的是,寫信給唐鳳,往往當天就會得到回覆,許多網友更對唐鳳親自回訊感到訝異。

往往清晨 6 點不到就起床,經常去各部會當救火隊的唐鳳,究竟如何管理自己的工作與人生?

一、番茄時鐘工作法:25 分鐘專注,5 分鐘放鬆

首先複習唐鳳最廣為人知的「番茄時鐘工作法」。所謂「番茄時鐘工作法」可追溯到 1980 年代後期,是義大利人西里洛(Francesco Cirillo)發明,當時他用的計時器就是番茄形狀,因此命名。

具體方法是 25 分鐘專注正在做的事,接下來 5 分鐘放鬆休息,然後再開始下一次循環。唐鳳正是以 30 分為一個工作單位,前 25 分鐘是專注模式,後 5 分鐘則休息或趁機回訊。

所以再趕的事,頂多等 25 分鐘,就會得到唐鳳回應。

二、杜絕訊息干擾:我把 email 當 LINE,把 LINE 當 email

很多人覺得無法像唐鳳,以番茄時鐘順利切換「專注」與「休息」模式。最主要的原因是常被插進來的電子訊息干擾,像是 LINE 不時跳出訊息,很容易遭打斷。

「那就把 LINE 當 email,把 email 當 LINE 啊!」有別於一般人,常 3、5 分鐘就看一次手機,唐鳳不喜歡把手機放身邊,上班時間也不用 LINE。她在上班前、下班後才看 LINE,上班時間就只在番茄時鐘的休息空檔才會用 email 聯絡。

唐鳳發現,過多資訊其實不只干擾,而且很浪費時間。

「LINE 最花時間的,就是等人回覆!」思緒與語速都飛快的唐鳳,指出因通訊軟體太方便,許多人想到一句就說一句,說了半天還不知道在說什麼,對方卻因此花了大把時間耗在 LINE 等待。

她表示,想達到妥善而全面的溝通,不如好好善用 email,因為寫郵件至少要有完整、有邏輯的一段話,收信者比較容易掌握發信意旨。通常,她會掃描所有來信,然後加以分類。2 分鐘內能解決的,她就自己回信;若不行,她也會立刻轉寄信件給負責窗口處理。

此外,唐鳳習慣在睡前處理完所有郵件。「就算明天沒醒來,至少我已經把郵件都回完了!」這是 4 歲即知有先天心臟病的唐鳳,對生死的豁達,更是活在當下的最佳實踐。

三、就愛全文檢索:我比較喜歡收到電子書

曾說自己是「素材庫」,歡迎大家二創、三創,其實唐鳳也善用搜尋功能,隨時建置各種資料庫。

像是閱讀這檔事,最好也是電子書。「我對紙本書,就像對待你們身後的蘭花,有人送,我就擺著囉。」唐鳳說其實比較愛收到電子書,理由是這樣才能全文檢索,建檔管理。

此外,她也把自己當關鍵字,隨時檢索。

「哇,又釣出本尊了!」許多網友好奇,唐鳳明明這麼忙,為何還能現身各種網站、親自回應問題。原來,她用自己名字在 Google 自訂搜尋,隨時能回應網友對她的呼喚。也算是一種掌握輿情的高效工作法。

▲ 唐鳳拒絕「人機一體」,總是以觸控筆操作平板電腦。

四、不直接碰螢幕:電腦不是我身體的延伸

8 歲即自學程式語言、16 歲就靠科技創業的唐鳳,樂觀認為科技能「增幅」(amplify)人類。但程式鬼才卻幾乎不碰電腦螢幕。

「我不碰螢幕,就不會成為電腦的一部分!」明明手上的平板電腦是觸控螢幕,她卻總是拿支觸控筆,不輕易用手觸碰螢幕。同樣道理,唐鳳用的手機仍是復古型 Nokia 8110,也主要用按鍵操作。

她解釋,當人與螢幕沒有物理接觸,意識就不會有「人機一體」的錯覺,能幫助自己釐清虛擬和真實的界限,更不至於「主客易位」,讓電腦成為人類的主宰。

五、有意識的情緒管理:讓『樂樂』掌控局面

4 年前入閣擔任台灣首位數位政委的唐鳳,從政以來紛擾沒少過,但她總是一臉淺笑回應所有事,甚至在今年幫台灣在國際宣揚防疫外交時,也主張「迷因闢謠」,用幽默化解謠言(humor over rumor)。

難道,高 IQ 也能高 EQ 嗎?其實這是選擇。喜歡看動畫電影《腦筋急轉彎》的她,以其中的角色譬喻:「『怒怒』的存在是警醒社會,但想改善問題,就只能靠『樂樂』。」

所以,唐鳳有意識地讓「樂樂」掌控局面。甚至情緒激動的火爆現場,像是當年太陽花運動的激昂,她寧願把手機留在現場轉播影音,自己也要抽離,躲回中控室記錄文字,為的就是不要被憤怒的情緒捕獲。

這種控制情緒的自覺,是因為唐鳳的先天性心室中膈缺損。「12 歲心臟開刀之前,我不僅不能有『怒怒』,還不能有『樂樂』」,她笑說,一直到 13 歲確定心臟沒問題,她才迫不及待跑去搭雲霄飛車慶祝。

▲ 唐鳳總是一臉淺笑現身。

六、睡覺工作法:我睡覺的時候才在工作

聽過「我睡覺才在工作」說法嗎?別覺得不可思議,唐鳳就是這種人。她曾對媒體透露「我說在『加班』,就是我會睡晚一點的意思」。

不過,接受《遠見》專訪這幾天,她說自己正常早上 6 點起床、晚上 10 點就寢,「沒什麼特別煩心的事情,所以不需要加班」。唐鳳指出,大腦就像黑盒子,她習慣睡前閱讀資料,等於把難解素材放入腦中,睡覺時讓腦子自行工作,往往睡醒就有「噔!」答案跑出來的靈感時刻。

聽起來很神,但根據腦科學領域專家洪蘭的說法,人在睡覺作夢時,大腦會自動整理曾經發生的事情、去蕪存菁,也活化相關神經迴路。因此「溫故知新」這句老話有科學根據。

唐鳳談到這幾個月最有名的睡覺工作成果。某場國際演講、她只有 5 分鐘講解台灣防疫成果,她睡前傷透腦筋,沒想到醒後浮現 3 個 F:Fast、Fair、Fun(快速、公平、趣味)。自此,3F 就成了唐鳳相關演講主軸,也成為國際理解台灣防疫成果的主基調。

在「斜槓」成為關鍵字的「多能工」時代,所有人被迫在各種工作平台與身心模式之間轉換,但若無法掌握高效祕訣,轉換造成的摩擦成本會很高昂。

職場專家 Thomas H. Davenport 撰文指出,每位知識工作者平均一天要收發 email 50 次、回應即時訊息 77 次、造訪超過 40 個網頁;甚至一份英國調查指出,上班族使用社群媒體浪費的生產力,一年可高達 65 億英鎊。

雖然唐鳳破表的高 EQ 難以企及,但想像神人高效工作,其實多練習就可以辦到。

(本文由 遠見雜誌 授權轉載)

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