明明員工都拚命加班了,為什麼還是慢競爭對手一步?揭露 All-in-One 智慧行動辦公的效率秘訣

作者 | 發布日期 2018 年 09 月 10 日 10:00 | 分類 app , 人力資源 , 軟體、系統 follow us in feedly

網路普及引發商業環境的巨變,我們可以發現,競爭速度跟過去相比已不可同日而語。從許多工作上的方法論變成了熱門詞彙可見一斑,比如敏捷開發、快速迭代、成長駭客等。在這個強調效率的時代,如果我們仍然將時間花在大量的瑣事上,就只能眼看競爭對手漸行漸遠。然而,多數企業並沒有足夠的人力與預算,去開發能符合所有工作情境與各部門需求的軟體。為此,矽谷團隊共度科技打造「企業專屬智慧行動辦公應用—WorkDo」,針對企業協作、營運、管理需求設計 All-in-One 解決方案,不論日常工作、行政流程,還是專案執行,都能化繁為簡,一手搞定。



上班大小事一次搞定,有網路的地方就是你的辦公室

隨著行動通訊網路與智慧型手機發展,行動終端裝置開始成為筆電外最重要的行動作業平台。特別是在 4G 普及化之後,越來越多人在智慧型手機上完成日常工作,許多企業也為公司內部行政作業建立 e 化平台,將繁複的文書作業轉化為內部入口網站裡的各種線上表單。

然而許多企業雖號稱數位轉型,但平台系統間卻仍各自為政缺乏整合,不僅沒因應人資、簽核、公告與管理等不同需求將流程最佳化,甚至許多企業 e 化只做了一半,當有文件需要簽核或是有費用需要核銷的時候,內部網站只是把表單上傳到網路上,使用者還是得自己下載填寫然後列印送簽。

全方位企業行動辦公平台 WorkDo,整合了即時通訊、企業管理、工作協作等功能,透過人事、請假、打卡、簽呈、核銷、排班等公司行政管理功能,以及溝通、筆記、檔案共享、任務進度、活動等團隊協作工具,讓企業輕鬆擁有數位化、即時化和無紙化的高效率行動辦公體驗。

手機就能一鍵打卡請假,不怕和主管、職代喬不攏

事關每個月薪水的打卡請假出缺勤,是每個上班族最在意的事情,對人資部門來說也至關重要。以平均每個月上班 24 天來算,一間公司有 10 個人,每個月就是 480 筆出缺勤紀錄,雖然現在許多公司已經結合電子門禁與出缺勤系統,但對外勤員工而言,若無法遠端打卡記錄出缺勤,反而增添許多不便。

對人事部門來說,如何因應不同的工作需求做出彈性出缺勤管理,是很重要的一環。透過 WorkDo 便利的 Wi-Fi 與 GPS 行動打卡功能,員工只要使用手機就能輕鬆完成打卡,人資主管除了可以設定哪些同事可以不用進公司打卡,哪些同事一定要在公司打卡,還能有效進行出缺勤管理,隨時查閱紀錄,不但減少人力資源浪費,同時也符合勞檢出缺勤紀錄的標準。

透過請假工具,員工可隨時查看剩餘休假天數,就算臨時需要請假,只需要拿出手機打開 WorkDo App 就能完成請假申請,主管也能即時線上簽核,並掌握每位員工的出缺勤狀況。此外,還能設定職務代理人通知,不用擔心延宕了重要工作。

整合各種 e 化電子表單,簽公文不用追著老闆跑,報帳只要 1 分鐘

企業 e 化與無紙化是近年來企業數位發展趨勢,紙本文件不但容易搞丟出錯,更在無形中增加不少成本。特別是各種核銷單據、簽呈等更是容易在層層的簽核過程中,被各種原因擱置或延誤,透過數位化行動辦公的概念,費用核銷透過手機就可以即時申報,不用擔心回到公司就忘了請款,重要文件簽核也能自動發出通知提醒相關人員,加速流程進行。

為了徹底落實無紙化,WorkDo 的線上簽呈功能可以讓使用者夾帶圖片與文件,直接傳送給主管進行簽核。除了減少列印與收送的時間,若是強調時效性的簽呈,WorkDo還特別在追蹤和提醒上下了功夫,讓你不用再自己追著主管跟老闆跑。

專案管理事半功倍!交辦任務、訊息公佈有效率

市面上有許多專案管理軟體,但是對一般企業來說,其實有很多功能是用不到的,特別是組織不大,或是只需要小組成員的時候,簡單的任務進度管理與追蹤反而更直覺好用。WorkDo 便利的任務功能可以輕鬆指派專案負責人,主任務內還可以再新增子任務,透過層級分明的分工合作,讓專案進行更有效率。

另外,特別強化的筆記功能,不但可以做為工作記事外,也用在企業公告或議題討論,針對公告或訊息內容還可以即時留言更新資訊。如果有特別需要提醒或注意的事項,也可針對所有或特定成員發送讀取提醒。

筆記功能除了文字內容還可以夾帶檔案與圖片,透過連結就能輕鬆分享。舉例來說,像是會議紀錄、客戶拜訪筆記也能儲存在 WorkDo 中,方便進行管理與後續追蹤。

相信很多人都有搶會議室的經驗,如果不同部門之間有許多專案或是會議事項,在空間有限的情況下,搶會議室與安排會議時間往往讓人傷透腦筋。在 WorkDo 中可以設定多層多棟多間會議室管理,除了可以線上直接預約,還可結合活動功能發送會議通知給與會人員,不用再另外寫信或是一個個告知會議進行時間。針對週期性會議還可以設定循環預定,會議室時間一目瞭然。

超強一起購,訂便當、下午茶、就連拜拜想吃的零食都能訂

上班族的日常,除工作、會議、業績,當然也免不了團購(誤)。WorkDo 強大的一起買與團購功能,不論是訂便當還是下午茶,公司慶生拜拜需要的東西,也都能利用一起買和團購功能進行,只要預先設定好要購買的品項,隨時都能揪團,方便省時又有效率。

另外,辦公室常用的庶務用品也能透過一起買和團購功能集體採購,總務人員不用再請同仁填單或分別詢問,有需要的人直接打開網頁或手機 App 就能提出需求,簡化採買流程及管理,減少不必要的浪費與等待時間。

協作功能 All-in-One,全方位解決工作大小事

網路發達與工作型態改變,讓各種協作平台如雨後春筍般出現,但是卻鮮少有完整整合、解決多樣化需求的產品。往往筆記和會議紀錄、檔案管理、即時通訊都各自使用不同產品,導致在不同平台與應用間版本管理無法同步、協作不夠即時。WorkDo 觀察到企業對協作工具的需求,運用強大技術能力開發整合行動辦公所需功能打造企業 All-in-One 智慧行動辦公應用,讓企業即時通訊、群組管理、任務指派、活動管理、檔案共享都一次到位。

WorkDo 強大的 All-in-One 功能,打開工具箱就能快速存取聊天、筆記、檔案等便利功能,手機 App 也能便利使用,不用在不同產品間來回切換,只要 WorkDo 就能處理各種協作工作,讓資訊集中管理、同步更新。

過去我們習慣把檔案儲存在各種雲端平台上,出門在外也能方便進行提案或簡報,但是有一些公司擔心若將內部資料放在雲端平台上有外流或洩密的風險。因此,不同於一般雲端平台,WorkDo 為確保企業資訊安全,提供了銀行級高強度資安防護,讓企業安心使用快速便捷的雲端服務的同時,不必擔心企業機密資料受到攻擊或發生備份遺失等狀況。

即時通訊功能是 WorkDo 專為企業與團隊內部溝通打造,不同單位不同專案可以成立各自的群組,讓群組成員彼此交流,不用再為了個人隱私另外申請公務用的即時通訊帳號,也不用擔心因為忘記切換帳號傳錯圖說錯話,公私分明的即時通訊工具,讓使用者無需擔心下班後的私人時間受打擾。便利的群組管理機制除了小組成員間彼此溝通外,跨部門或不同事業單位間也能利用群組功能建立起良好的溝通管道,打造更有效率的企業內部溝通協作平台。

數位轉型便利轉移!企業數位化管理真的不用花大錢

面對全球化與行動化趨勢,企業數位轉型勢在必行,然而企業行動辦公平台的建置費用卻總讓人望之卻步。WorkDo 為公有雲服務,透過一站式的雲端解決方案有效降低企業部署與維護成本,更提供了完善的教育訓練、技術支援與 FAQ,讓企業輕鬆完成數位轉型。

智慧行動辦公平台 WorkDo 強化跨部門溝通、即時反饋、團隊協作、多功能整合等功能,解決企業內部溝通效率不彰、行政流程繁雜等痛點,幫助企業提升溝通協作、人事管理、行政流程效率,強化企業競爭力。

▲ WorkDo 提供跨平台與跨裝置服務。

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(首圖來源:PAKUTASO