不能只懂番茄時鐘，一文破解唐鳳高效工作術

你只知道唐鳳的「番茄時鐘法」嗎？其實這位外國人眼中的「天才 IT 大臣」不倚仗高 EQ，反而很講究方法論，讓自己愈忙愈有效率。現在來偷學唐鳳的高效工作術吧。

外國人封為「天才 IT 大臣」的數位政委唐鳳，緊湊的生活沒有「最忙」只有「更忙」，然而令人訝異的是，寫信給唐鳳，往往當天就會得到回覆，許多網友更對唐鳳親自回訊感到訝異。

往往清晨 6 點不到就起床，經常去各部會當救火隊的唐鳳，究竟如何管理自己的工作與人生？

首先複習唐鳳最廣為人知的「番茄時鐘工作法」。所謂「番茄時鐘工作法」可追溯到 1980 年代後期，是義大利人西里洛（Francesco Cirillo）發明，當時他用的計時器就是番茄形狀，因此命名。

具體方法是 25 分鐘專注正在做的事，接下來 5 分鐘放鬆休息，然後再開始下一次循環。唐鳳正是以 30 分為一個工作單位，前 25 分鐘是專注模式，後 5 分鐘則休息或趁機回訊。

所以再趕的事，頂多等 25 分鐘，就會得到唐鳳回應。

很多人覺得無法像唐鳳，以番茄時鐘順利切換「專注」與「休息」模式。最主要的原因是常被插進來的電子訊息干擾，像是 LINE 不時跳出訊息，很容易遭打斷。

「那就把 LINE 當 email，把 email 當 LINE 啊！」有別於一般人，常 3、5 分鐘就看一次手機，唐鳳不喜歡把手機放身邊，上班時間也不用 LINE。她在上班前、下班後才看 LINE，上班時間就只在番茄時鐘的休息空檔才會用 email 聯絡。

唐鳳發現，過多資訊其實不只干擾，而且很浪費時間。

「LINE 最花時間的，就是等人回覆！」思緒與語速都飛快的唐鳳，指出因通訊軟體太方便，許多人想到一句就說一句，說了半天還不知道在說什麼，對方卻因此花了大把時間耗在 LINE 等待。

她表示，想達到妥善而全面的溝通，不如好好善用 email，因為寫郵件至少要有完整、有邏輯的一段話，收信者比較容易掌握發信意旨。通常，她會掃描所有來信，然後加以分類。2 分鐘內能解決的，她就自己回信；若不行，她也會立刻轉寄信件給負責窗口處理。

此外，唐鳳習慣在睡前處理完所有郵件。「就算明天沒醒來，至少我已經把郵件都回完了！」這是 4 歲即知有先天心臟病的唐鳳，對生死的豁達，更是活在當下的最佳實踐。

曾說自己是「素材庫」，歡迎大家二創、三創，其實唐鳳也善用搜尋功能，隨時建置各種資料庫。

像是閱讀這檔事，最好也是電子書。「我對紙本書，就像對待你們身後的蘭花，有人送，我就擺著囉。」唐鳳說其實比較愛收到電子書，理由是這樣才能全文檢索，建檔管理。

此外，她也把自己當關鍵字，隨時檢索。

「哇，又釣出本尊了！」許多網友好奇，唐鳳明明這麼忙，為何還能現身各種網站、親自回應問題。原來，她用自己名字在 Google 自訂搜尋，隨時能回應網友對她的呼喚。也算是一種掌握輿情的高效工作法。

▲ 唐鳳拒絕「人機一體」，總是以觸控筆操作平板電腦。

8 歲即自學程式語言、16 歲就靠科技創業的唐鳳，樂觀認為科技能「增幅」（amplify）人類。但程式鬼才卻幾乎不碰電腦螢幕。

「我不碰螢幕，就不會成為電腦的一部分！」明明手上的平板電腦是觸控螢幕，她卻總是拿支觸控筆，不輕易用手觸碰螢幕。同樣道理，唐鳳用的手機仍是復古型 Nokia 8110，也主要用按鍵操作。

她解釋，當人與螢幕沒有物理接觸，意識就不會有「人機一體」的錯覺，能幫助自己釐清虛擬和真實的界限，更不至於「主客易位」，讓電腦成為人類的主宰。

4 年前入閣擔任台灣首位數位政委的唐鳳，從政以來紛擾沒少過，但她總是一臉淺笑回應所有事，甚至在今年幫台灣在國際宣揚防疫外交時，也主張「迷因闢謠」，用幽默化解謠言（humor over rumor）。

難道，高 IQ 也能高 EQ 嗎？其實這是選擇。喜歡看動畫電影《腦筋急轉彎》的她，以其中的角色譬喻：「『怒怒』的存在是警醒社會，但想改善問題，就只能靠『樂樂』。」

所以，唐鳳有意識地讓「樂樂」掌控局面。甚至情緒激動的火爆現場，像是當年太陽花運動的激昂，她寧願把手機留在現場轉播影音，自己也要抽離，躲回中控室記錄文字，為的就是不要被憤怒的情緒捕獲。

這種控制情緒的自覺，是因為唐鳳的先天性心室中膈缺損。「12 歲心臟開刀之前，我不僅不能有『怒怒』，還不能有『樂樂』」，她笑說，一直到 13 歲確定心臟沒問題，她才迫不及待跑去搭雲霄飛車慶祝。

▲ 唐鳳總是一臉淺笑現身。

聽過「我睡覺才在工作」說法嗎？別覺得不可思議，唐鳳就是這種人。她曾對媒體透露「我說在『加班』，就是我會睡晚一點的意思」。

不過，接受《遠見》專訪這幾天，她說自己正常早上 6 點起床、晚上 10 點就寢，「沒什麼特別煩心的事情，所以不需要加班」。唐鳳指出，大腦就像黑盒子，她習慣睡前閱讀資料，等於把難解素材放入腦中，睡覺時讓腦子自行工作，往往睡醒就有「噔！」答案跑出來的靈感時刻。

聽起來很神，但根據腦科學領域專家洪蘭的說法，人在睡覺作夢時，大腦會自動整理曾經發生的事情、去蕪存菁，也活化相關神經迴路。因此「溫故知新」這句老話有科學根據。

唐鳳談到這幾個月最有名的睡覺工作成果。某場國際演講、她只有 5 分鐘講解台灣防疫成果，她睡前傷透腦筋，沒想到醒後浮現 3 個 F：Fast、Fair、Fun（快速、公平、趣味）。自此，3F 就成了唐鳳相關演講主軸，也成為國際理解台灣防疫成果的主基調。

在「斜槓」成為關鍵字的「多能工」時代，所有人被迫在各種工作平台與身心模式之間轉換，但若無法掌握高效祕訣，轉換造成的摩擦成本會很高昂。

職場專家 Thomas H. Davenport 撰文指出，每位知識工作者平均一天要收發 email 50 次、回應即時訊息 77 次、造訪超過 40 個網頁；甚至一份英國調查指出，上班族使用社群媒體浪費的生產力，一年可高達 65 億英鎊。

雖然唐鳳破表的高 EQ 難以企及，但想像神人高效工作，其實多練習就可以辦到。

（本文由遠見雜誌授權轉載）