大聯大曾國棟活用二八法則:不刪除,時間怎會增加?

作者 | 發布日期 2020 年 12 月 06 日 11:00 | 分類 職場 Telegram share ! follow us in feedly


身為亞太最大半導體零組件通路商,大聯大控股副董事長曾國棟跟朋友一起打球或聚餐時,經常看到不是邊上果嶺邊滑手機回訊息,就是吃飯時心不在焉,飯沒吃完就趕去處理公事。

企業界朋友常好奇問身兼友尚董事長的他:「你的公司營業額千億,員工也上千人,又有那麼多部門與分公司,為什麼沒那麼忙?」

這是因為,多年來他都用一個法則做好時間管理,讓他無論做任何事都游刃有餘,就是許多人耳熟能詳的「二八法則」(又稱關鍵少數法則,即八成效用往往只來自二成事務)。

「大家對二八法則的認知,只知道 80% 業績來自 20% 客戶,」曾國棟說,其實還能用在更多地方。

▲ 40 年的經營管理功力,無論精準決策、績效管理或自我修煉,曾國棟將二八法則發揮到極致。

他認為,無論老闆、主管或員工,都應該要把 80% 時間用在 20% 最重要的工作,因為如果能把最重要的事情做好,其實就能解決八成的問題,更能創造 80% 的價值。

就像疫情期間在家工作,時間容易就消耗掉,用二八法則切割、分析自己時間怎麼花的,才能找出浪費所在,「時間是固定的,不刪掉某些東西怎麼會增加?」他說。

學會分辨事情重要性:
自己用手機記錄行程、分類郵件

小至每天行程的安排,大至如何訂立公司明年目標,甚至招募人才,曾國棟都可以靈活運用二八法則判斷。

他強調,時間管理有個前提,就是堅持每日行程都由自己安排,不能靠秘書。原因是,很多突發狀況只有身經百戰的主管能做專業判斷,秘書只會幫老闆填行事曆空格,卻無法協助判斷事情二八分配的重要性。

他笑說,許多老闆不知不覺都被秘書控制時間管理,每次他跟朋友約吃飯,朋友都會回說:「我回去問我秘書。」結果一來一往浪費很多時間;又或吃飯到一半就準備離開,因為秘書有安排下一個行程,「這個行程很重要嗎?」他反問朋友,得到的回答是「我也不知道重不重要,但已經排了,不好意思不去。」無形中浪費很多時間在做不重要的事。

「秘書的功用應該是執行我安排好的事。」他強調。

因此他將每天行程都記錄在手機裡,若碰到今天臨時安插會面或會議,就運用二八法則:「這個突然來的(行程)目的跟你是不是有交集,或對你是否重要,或他時間是否能改?」他說,先思考突發事件的重要性,再放到當日所有行程裡,重新篩選出 20% 的重要事務排序。

他解釋,很多管理者被行程安排綁得死死的,碰到臨時狀況沒有先考慮重要性,或是授權秘書以「行程已滿,改天再約」來回絕,萬一這個突發的求見者沒見到你,改去找競爭對手怎麼辦?

自己安排行程,他認為反而可以節省很多時間,尤其現在數位工具發達,好用的數位軟體推陳出新,他帶著手機與 iPad,任何地方都是辦公室,甚至可以「秒速」處理公事。

員工丟文件過來,他立刻打開螢幕看,用二八原則思考重要性,然後用手指滑動螢幕,歸類到不同屬性的資料夾。如不緊急的文件,就先放在草稿夾,等有空檔再處理;如果是重要又急迫的,他當下就改好,再回傳到員工信箱,一氣呵成。

年度目標設定、客戶管理都能用:
釐清明年該做什麼事、找出潛力客戶

二八法則也可以運用在年度目標設定,尤其疫情衝擊各產業,公司各部門也因此產生新工作,事情變得多如牛毛,更需要篩選優先順序。

「首先,你要把疫情當作已經回不去的狀態,當成常態,在常態下,你該做什麼事?現在就要開始列出來。」他說。如因疫情無法拜訪客戶,應該要做哪些事替代、公司花錢的優先順序等。

隨著年關將近,各公司都在設定年度目標,他會先請各部門羅列討論部門明年要做的事情,例如因應遠距工作需要增添哪些設備?改變哪些作業系統?增加或是裁撤哪些事物,都先用二八法則篩選,再匯總到他這裡,然後大家一起坐下來用二八法則,決定最優先的事。

「如果一次二八篩選還不夠,就再二八一次,最後就能聚焦。」他說。

此外,客戶經營方面,很多人只看過去交易紀錄,依據購買金額或淨利大小,乍看是按二八法則篩選重要客戶,卻反而忽略潛力客戶。

他的方式是,先弄清潛力客戶定義,再用二八篩選。

「基本上,只要看客戶的資本額及營業額,加上與自己產品的交集度,以及客戶在這領域的地位,就能判斷潛力。」他舉例,客戶資本額大表示可以做很多生意;資本額不大但營業額高,表示信用好;又或資本額與營業額都大,代表有大量購買產品或是原料的需求,都是潛力客戶。

對於既有客戶,如何應用二八法則管理?他會依照客戶過去的貢獻度,如營業額、毛利、淨利或是特殊貢獻,加上未來潛力,將客戶分為 A、B、C 級。對占 80% 貢獻度的 20% A 級客戶,他會派遣優秀的業務人員專人服務,因為他們是公司的衣食父母;另外 80% 客戶會按照潛力客戶定義,再用二八法則篩選一次,找出重點潛力客戶,重新經營,如此一來,整體績效就能提升。

老闆用來面試重要主管
員工拿來檢視 8 小時工作優先順序

甚至,曾國棟也將此法則運用在招募人才。

例如,他以下的兩個階層主管人選,他一定會親自面試,以此類推,公司其他主管,也一定要親自面試自己往下兩層的人。

他解釋:「如果我找一個只有 60 分的中高階主管進來,我交代的事他只聽懂 60%,帶團隊的績效也只會有 60 分,甚至更低。」所以找中高階主管人才是他一定親力親為的事。

但他補充,招募二八法則不是只用職位區分,還要看重要性高低,例如公司總機人選他一定親自面試,因為總機要面對外界,如果態度不好,影響的是公司整體形象。

管理者用二八法則,員工同樣也可以善用二八法則管理主管交代的事,「每天只有 8 小時工作時間,也可以用二八方式決定 8 個小時內,哪個要先完成?」他說,就算工作量忽然增加,或是臨時插入其他任務,只要懂得選定優先性,也不會臨陣慌了手腳。

看到這裡,你可能會發現,落實二八法則最困難和最關鍵的,就是決定什麼事情優先。要克服此點,其實也可從逼自己選出「80% 次要事務」開始,就像曾國棟所說,「不刪掉某些東西,時間怎麼會增加?」

(作者:楊倩蓉;本文由《商業周刊》授權轉載;首圖來源:Designed by Freepik