大聯大曾國棟活用二八法則：不刪除，時間怎會增加？

身為亞太最大半導體零組件通路商，大聯大控股副董事長曾國棟跟朋友一起打球或聚餐時，經常看到不是邊上果嶺邊滑手機回訊息，就是吃飯時心不在焉，飯沒吃完就趕去處理公事。

企業界朋友常好奇問身兼友尚董事長的他：「你的公司營業額千億，員工也上千人，又有那麼多部門與分公司，為什麼沒那麼忙？」

這是因為，多年來他都用一個法則做好時間管理，讓他無論做任何事都游刃有餘，就是許多人耳熟能詳的「二八法則」（又稱關鍵少數法則，即八成效用往往只來自二成事務）。

「大家對二八法則的認知，只知道 80% 業績來自 20% 客戶，」曾國棟說，其實還能用在更多地方。

▲ 40 年的經營管理功力，無論精準決策、績效管理或自我修煉，曾國棟將二八法則發揮到極致。

他認為，無論老闆、主管或員工，都應該要把 80% 時間用在 20% 最重要的工作，因為如果能把最重要的事情做好，其實就能解決八成的問題，更能創造 80% 的價值。

就像疫情期間在家工作，時間容易就消耗掉，用二八法則切割、分析自己時間怎麼花的，才能找出浪費所在，「時間是固定的，不刪掉某些東西怎麼會增加？」他說。

學會分辨事情重要性：
自己用手機記錄行程、分類郵件

小至每天行程的安排，大至如何訂立公司明年目標，甚至招募人才，曾國棟都可以靈活運用二八法則判斷。

他強調，時間管理有個前提，就是堅持每日行程都由自己安排，不能靠秘書。原因是，很多突發狀況只有身經百戰的主管能做專業判斷，秘書只會幫老闆填行事曆空格，卻無法協助判斷事情二八分配的重要性。

他笑說，許多老闆不知不覺都被秘書控制時間管理，每次他跟朋友約吃飯，朋友都會回說：「我回去問我秘書。」結果一來一往浪費很多時間；又或吃飯到一半就準備離開，因為秘書有安排下一個行程，「這個行程很重要嗎？」他反問朋友，得到的回答是「我也不知道重不重要，但已經排了，不好意思不去。」無形中浪費很多時間在做不重要的事。

「秘書的功用應該是執行我安排好的事。」他強調。

因此他將每天行程都記錄在手機裡，若碰到今天臨時安插會面或會議，就運用二八法則：「這個突然來的（行程）目的跟你是不是有交集，或對你是否重要，或他時間是否能改？」他說，先思考突發事件的重要性，再放到當日所有行程裡，重新篩選出 20% 的重要事務排序。

他解釋，很多管理者被行程安排綁得死死的，碰到臨時狀況沒有先考慮重要性，或是授權秘書以「行程已滿，改天再約」來回絕，萬一這個突發的求見者沒見到你，改去找競爭對手怎麼辦？

自己安排行程，他認為反而可以節省很多時間，尤其現在數位工具發達，好用的數位軟體推陳出新，他帶著手機與 iPad，任何地方都是辦公室，甚至可以「秒速」處理公事。

員工丟文件過來，他立刻打開螢幕看，用二八原則思考重要性，然後用手指滑動螢幕，歸類到不同屬性的資料夾。如不緊急的文件，就先放在草稿夾，等有空檔再處理；如果是重要又急迫的，他當下就改好，再回傳到員工信箱，一氣呵成。

年度目標設定、客戶管理都能用：
釐清明年該做什麼事、找出潛力客戶

二八法則也可以運用在年度目標設定，尤其疫情衝擊各產業，公司各部門也因此產生新工作，事情變得多如牛毛，更需要篩選優先順序。

「首先，你要把疫情當作已經回不去的狀態，當成常態，在常態下，你該做什麼事？現在就要開始列出來。」他說。如因疫情無法拜訪客戶，應該要做哪些事替代、公司花錢的優先順序等。

隨著年關將近，各公司都在設定年度目標，他會先請各部門羅列討論部門明年要做的事情，例如因應遠距工作需要增添哪些設備？改變哪些作業系統？增加或是裁撤哪些事物，都先用二八法則篩選，再匯總到他這裡，然後大家一起坐下來用二八法則，決定最優先的事。

「如果一次二八篩選還不夠，就再二八一次，最後就能聚焦。」他說。

此外，客戶經營方面，很多人只看過去交易紀錄，依據購買金額或淨利大小，乍看是按二八法則篩選重要客戶，卻反而忽略潛力客戶。

他的方式是，先弄清潛力客戶定義，再用二八篩選。

「基本上，只要看客戶的資本額及營業額，加上與自己產品的交集度，以及客戶在這領域的地位，就能判斷潛力。」他舉例，客戶資本額大表示可以做很多生意；資本額不大但營業額高，表示信用好；又或資本額與營業額都大，代表有大量購買產品或是原料的需求，都是潛力客戶。

對於既有客戶，如何應用二八法則管理？他會依照客戶過去的貢獻度，如營業額、毛利、淨利或是特殊貢獻，加上未來潛力，將客戶分為 A、B、C 級。對占 80% 貢獻度的 20% A 級客戶，他會派遣優秀的業務人員專人服務，因為他們是公司的衣食父母；另外 80% 客戶會按照潛力客戶定義，再用二八法則篩選一次，找出重點潛力客戶，重新經營，如此一來，整體績效就能提升。