Canon 推動未來智慧辦公室,助企業邁向數位轉型之路

作者 | 發布日期 2019 年 05 月 21 日 15:55 | 分類 AI 人工智慧 , 市場動態 , 軟體、系統 follow us in feedly


人工智慧(AI)和智慧技術應用的快速崛起為各行各業帶來顛覆式的轉變,而財務部門擔當企業決策與內控的核心部門,如何善用新興科技跳脫既有的財務報表框架,協助企業以綜觀的視野洞悉全局?

身為企業智慧商務解決方案專業顧問的 Canon,針對企業轉型中所需的關鍵趨勢舉辦「 Skybar 雲端解憂吧」,最終場聚焦財務管理,邀請勤業眾信管理顧問營運長鄭興、Canon 商務解決方案事業群行銷處資深經理王友三,共同探討財務部門在邁向數位化轉型的過程中需要掌握的關鍵行動,協助公司評估風險、優化作業流程並創造具洞察力及可控性的財務功能。

善用數據解決方案  促使財務部門發揮關鍵職能

鄭興分享 Deloitte 全球最新一季「財務長信號」問卷調查結果顯示,流程科技、雲端科技為目前財務組織最常引用的趨勢科技;約有三分之一受訪財務長表示,推行的財務功能數位轉型專案已通過試行階段,更有 11% 已達到預期的成效。他認為財務部門除了扮演營運家、監督家的角色,同時更是企業重要的策略家與激勵者,善用數位工具就能完整發揮財務人的關鍵功能,從基礎數據分析進化為預測分析能力。

王友三分享國外客戶成功導入經驗指出,當一家企業營業額快速成長時,內部財務作業量日益漸增,勢必面臨到應該是否擴編人員的抉擇。Canon 建議可以先從最基礎的資料庫數位化開始著手,例如使用輸出裝置搭配 ThereforeTM 文件 / 資訊管理系統,將傳統實體紙本作業移轉成數位化作業,既能短完成流程所需時間、降低列印成本與儲存空間的需求,同時減少人工錯誤與重複作業的可能。或是進一步搭配安全穩定的數據決策平台,整合 ERP、Excel 各種財務系統中所有龐大且複雜的數據資料,將基礎數據轉化為企業策略分析層面,加強組織績效的可視性,讓各級管理決策者即時看到直覺性、圖像化的財務綜合財務指標、資產負債結構等關鍵訊息,成為強有力的決策支撐,輔助企業做出正確的決策,

人工智慧發展前端 AP  應付帳款自動化方案  節省最少人力將營業效率最大化

「財務部門應該花大多時間在改善績效而非報告績效」,鄭興表示,財務部門長期面臨堆積如山的報表文件、不完善的作業系統,許多財務長沒有時間去設想科技可能為公司帶來的效率或是對改變抱持著懷疑的態度。 王友三建議可以在既有的 AP 應付帳款系統中加入機器學習功能,秒速將各類型文件轉化為文字,解決合約、發票憑證、裝箱單、L/C 信用狀等需要大量耗時輸入的問題。再結合流程機器人(RPA)將具有重複性、帶基本邏輯規則的人工作業流程自動化,加速發票掃描、帳務資料電子化步驟,相較人工處理節省 45% 以上的處理時間;除此之外,也能讓系統學習辨識重要的發票,避免重複付款或發掘採購弊端,最後作業流程僅剩下約 10% 由人工作業處理,財務人員就能將心力專注於如何削減超支部門的支出,或與資金部同仁討論匯率對沖策略等決策面問題。財務部門也可利用專用的文件掃描器提升工作效率,新型的文件掃描器有效辨識處理不同尺寸與材質的文件,強化影像並產出清晰銳利的數位檔案,也達到防範重要財務資訊於公共設備中曝光的可能性。

擴大企業保護傘  進階版影像稽核軟體  完善文件最後一哩保護

在企業創新轉型的過程中,許多重要機密常在不經意中被竊取,造成難以彌補的損失。鄭興提出大多企業的利害關係人,都期望財務高階主管都能有效影響經營管理及控管財務數字的風險,假如能透過系統自動掃描每筆交易明細,偵測到可能的異常事件,即時通知稽核單位,就能在事件發生前及早採取行動因應。王友三指出,現行資訊安全法令與制度制定更加嚴峻,部分企業往往只看到外部的威脅,卻忽略來自內部的人為疏失風險,尤其辦公室的事務機就是最容易被忽略的資安防漏點。Canon 進化版的事務設備影像稽核管理軟體(iWSAM Output Audit)能為企業提供更好的保障及監控措施,除了記錄多功能複合機上所有操作的活動,在面對潛在的資訊外洩或文件濫用情況下,管理者能主動設定告警關鍵字,當偵測可能的異常事件就會自動 email 通知相關主管單位即早因應。搭配 Canon imageRUNNER ADVANCE 第三代系列,本機所提供的 PDF 加密功能,在開啟 PDF 的當下自動套入該部門浮水印,以及加入當下開啟使用者名稱、時間與檔案內容,協助企業有效防堵列印機密外洩,完善文件資安最後一哩保護。  

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