Google 全球近 10 萬名員工分布在 50 多個國家的 150 多個城市，高達五分之二的 Google 團隊是在不同地點工作的員工，由於這些人大多無法在同一場所工作，可能會影響團隊成員的幸福感與工作表現，Google 人力創新實驗室經理 Veronica Gilrane 希望了解這種分布式工作模式對員工的影響，經過兩年調查，提出 3 種改善協作成效的關鍵影響力。
Google 帝國遍布世界各地，因此高度仰賴視訊會議，但視訊會議免不了面對繁重的協調與作業程序，像是技術障礙或會議室預定時間等後勤工作，因此 Google 想知道這類遠距合作方式如何才能與面對面工作一樣達到最大成效。Gilrane 針對 5,600 名員工調查，並對焦點小組進行大約 100 次調查，測量分布式團隊的幸福感、表現、連接性等等，提出讓分布式團隊成員在三大指標保持一致的 3 個建議。
結果令人意外，首要關鍵影響力居然是在正式開會之前鼓勵閒聊。Gilrane 強調在虛擬會議中，以人為基礎相互了解的重要性，因為視訊會議的參與人不在同一個辦公室，平常不容易有互動機會，無法進一步了解同事的工作計畫與想法，很多人為了節省時間，視訊會議時通常會直接進入議程，但 Gilrane 建議可以用開放式問題破題，譬如問問大家週末做了什麼。
不要以為這種談話毫無意義，這可以幫助不同地點的員工保持聯繫，Gilrane 表示，他們發現領導跨時區團隊的主管，如果在會議正式開始前主導類似的閒聊，對了解不同員工、提升虛擬會議的成效都有很大影響。
其次是不要綁死定期會議的時間。Google 有高達 30% 的會議涉及兩個或更多時區的員工，且各地有很大時差，譬如亞洲的員工經常得熬夜，或在很早的時間起床與美國同事開會，如果團隊需要定期召開會議，Gilrane 建議可以輪流，不要總是讓同一個人熬夜到半夜或睡眼惺忪地起床。
最後一件要注意的環節是讓自己有參與感。大多數人都以為當自己不說話時要把電腦調成靜音以減少背景噪音，如果正在吃東西或身後發生分散注意力的事時，有些人會選擇關閉相機，以為這是一種視訊會議的基本禮貌。但是，Gilrane 認為如果參與者的視訊和麥克風始終靜音，就算你有參與會議，其他人就無法看到或聽到你的存在，Gilrane 建議視訊會議參與者應該加倍努力來強化存在感。
首先要取消麥克風靜音，試著以各種方法來回應對其他人的想法，例如，發出嗯嗯聲，或表達這主意不錯之類的短語，還要考慮肢體語言，反映高度參與感，譬如當你同意一個觀點時請點頭，且坐姿也要注意，盡量坐直，表示你正在傾聽，基本上與面對面開會時道理相同，Gilrane 也提醒進行視訊會議時盡量不要用筆電，如果你一直在盯著筆電，就代表你沒有注意在聽。只要做到以上 3 點，即使不在同一地點工作，也能像一起工作，與團隊在同一陣線。
- Google asked 5,600 employees about how they work and found that its happiest, most productive teams do 3 things differently
- Working together when we’re not together
（首圖來源：Flickr/veganstraightedge CC BY 2.0）
