讓視訊會議這件事變好玩,微軟還真的做到了

作者 | 發布日期 2020 年 07 月 10 日 8:00 | 分類 Microsoft , 網路 , 職場 Telegram share ! follow us in feedly


有沒有算過,從武漢肺炎(新冠肺炎、COVID-19)疫情開始到現在,你已經開過了多少次遠端視訊會議?有多久沒和同事共處一室了?

由於疫情的影響,視訊會議已經成了人們工作當中躲也躲不開的重要部分。回想一下:是不是現在每次要打開 Zoom 的時候,都感覺格外疲勞,想趕緊把這個會開完,好去真的完成一些工作?

有這種想法的並不只有你一個人。微軟最近幾個月對受訪者進行了腦電波測試,發現遠端會議造成的壓力和疲勞感,比非會議類的工作顯著更高:一般在遠端會議開始兩個小時之後,與會者就已經出現疲勞;如果日程表排滿了會議,一般人開始工作兩個小時後就會開始感覺到明顯的壓力。

這種比正常工作開會來得更快的疲勞感,也有其科學解釋,主要是因為:

首先,視訊開會,所有人的畫面都會出現在螢幕上,意味著與會者需要比在普通開會時保持更長時間的專注(否則會被老闆看見恍神)。

其次,普通開會的時候,你能夠透過一些非語言的暗示,比如人們的眼神、小動作,來感受整個會議室的氛圍,這些在視訊會議裡大概都看不到了。

以及,主流視訊會議軟體現在都支援分享螢幕,方便講解 PPT,但是此時的你身為演講者,無法看到(或者很難看清楚)其他與會者的表情,無法從他們那裡獲得反饋。

──上述這些小問題,雖然單獨看起來並不算嚴重,組合起來,卻會強化視訊會議令人感到疲倦的種種暗示,最終成為了當前重度依賴視訊會議的遠端辦公最大的痛點。

開會本來就累,遠端開會更累,還累得更快。

怎麼解決這些痛點?可能需要一些異想天開的主意……

比如,你可能見過這樣的視訊會議:

人一多,就變成這個德行了,密集恐懼症都要犯了:

但是你見過這樣的視訊會議嗎?

這是開會?

你沒有看錯,這就是微軟的團隊協作軟體 Microsoft Teams 9 日正式發表的新版本裡的一個主要功能:Together Mode。

它利用電腦視覺技術,從平常的視訊會議畫面中自動抓出人像的部分,然後把人像重新疊加到一些取材於真實場景的背景畫面上。上圖中的這個禮堂就是可選背景之一。

它最大的功效,是你在發言的時候,實際上變成了「站在台上」的一名真正的「演講者」,能夠更加直觀地看到下面「聽眾」的表情、動作、反饋。

會議的參加者可以選擇自己用哪種視圖,所以就算其他聽眾採用常規的矩陣視圖(grid view),演講者本人也可以開啟「講課」模式。這樣,好像演講也能變得更加自然了呢。

當然,觀眾之間也可以進行一些奇怪又搞笑的互動:

筆者參加這次微軟發表會的群訪時就感受了一下這個模式……怎麼說呢,就感覺一幫與會者都變成了孩子吧,有跳上跳下的、有拍別人臉的,好歡樂啊……

微軟首席跨學科科學家 Jaron Lanier 表示,Together Mode 能夠讓與會者感覺與其他人真正身處同一個房間,讓會議更具互動性,讓人們更容易關注到前面曾經提到的非語言暗示──這在人際互動中的重要性遠比想像得高,大家在家辦公太久之後才開始關注到這個問題。

接下來可能發表的還有一個咖啡店背景,滿足那些已經好久沒跟同事 coffee break 的朋友們,從效果圖來看比較適合小規模的討論,當然大家也可以開個視訊會議一起喝咖啡聊天……

不過說實話,與其說是咖啡廳背景,筆者越看越感覺這個其實更像是在面試。

Together Mode 的圖像處理方面完全在雲端進行,不利用用戶裝置本機的計算資源,不影響使用性能,視訊會議的流量占用和普通會議沒有區別。

「講課」模式隨 9 日發表的 Teams 新版本推出,將在 8 月內全球上線,微軟後續也會推出更多的可選背景。

輕鬆一下當然很好,不過也並非所有的會議都適合 Together Mode。這次發表的 Teams 新版對於常規的矩陣視圖也進行了優化,用戶可以根據自己的喜好需求對版面進行個性化調整。

當前說話的人會有明顯的視覺提示(黃色外框),視訊會議也可以根據當前人員數量、鏡頭開啟、螢幕分享等情況自動調整版面,這樣就算一個會議有上百人,與會者也可以輕鬆注意到誰在講話,聽清她、他在講什麼。

微軟還發現,很多人在視訊開會時恍神的原因是去查收和回覆文字訊息。所以在 Teams 的新版本裡,用戶收到的文字訊息,將在視訊會議介面彈出訊息氣泡,讓用戶開會不恍神,同時也不錯過重要訊息。

現在的視訊會議軟體技術都很先進,不過還是少了些「人味」。

為了改進這一點,微軟加上了一個即時反應功能,類似於直播軟體的「按讚」。比如演講者說得好,你可以按讚,諸如 ❤️ 👏 😊 之類的 emoji 會出現在螢幕上……讓嚴肅緊繃的會議也能多點趣味:

還有一個新功能,是在 Teams 手機端上,現在可以用語音遙控 Cortana 發文件給同事、訂會議之類的。

自然語言說出「我要把(××文件名)發給誰誰誰」,如果存在多個版本的話,Cortana 還會跟你確認你要發哪個版本,可以說非常智慧!

因為遠端工作,團隊成員往往很難直觀感受到彼此的情緒情況,導致工作中難免出現溝通事故,甚至出現隔閡。

現在 Teams 裡增加了一個新的「情緒反饋擴展」,可以讓 leader 們快速創建問卷,員工匿名匯報自己的本週情緒,了解他們針對某個特定話題的感受,比如工作生活平衡、計畫推進的狀態,或者對於事件、團隊內部變化的感受等。

說了這麼多純「體驗」的 Teams 新功能,我們還是要回到開會的本質:完成溝通、討論事項,進而完成工作。

就像微軟 CVP Jared Spataro 所說:一個會議的生命週期其實長於會議本身,在會議開始之前就已開始,在會議結束之後還會持續更長的時間。

所以首先,一件非常重要的事情,就是保留會議的紀錄,提供給那些沒有參加、但需要了解最新會議精神,或者開了會但是沒開完就走了(或者恍神了)的同事。

包括 Zoom 等在內的主流視訊會議軟體都有錄影功能,但是沒有人會真的想去重看整個視訊內容。人們真正需要的,往往是會議當中的某段、或者來自某人的發言內容。

所以,在 Teams 已經具備的即時字幕能力的基礎上,微軟又增加了一個全新的署名速記功能。

與會者的發言內容,不僅在字幕之前會加上她 / 他的名字;會議結束後,所有的發言紀錄也會自動生成一份速記腳本,保存成文本文檔,在 Teams 上提供下載。說了什麼、是誰說的,一看就知道,並且更有利內容搜尋。

這個速記功能已經接近開發完成,將在今年內正式上線 Teams。微軟還會針對速記功能提供即時翻譯。這樣跨國團隊用一種語言開會,各地的與會者都能獲得一份自己語種的速記文檔。目前,速記支援的語言只有英語。

最後再同場加映一個 One more thing:微軟又做了一款新的硬體產品,而且是搭配 Teams 使用的:Teams Display。

Teams Display 是和包括聯想在內的第三方裝置公司共同開發的智慧顯示螢幕,包括觸控螢幕、揚聲器、麥克風,支援 Cortana 語音控制──基本上和亞馬遜 Alexa 的智慧顯示螢幕 Echo Show 同樣意思,不過只能配合 Teams 使用,是一個嚴格辦公的螢幕……

放一台在辦公桌上,就算不打開電腦,用戶也可以直接在 Teams Display 上面參加視訊會議、回覆文字訊息、查看日曆、文件等。裝置是和電腦配對的,所以在 Teams Display 上正在進行的工作,也可以在打開電腦之後快速切換到電腦上繼續處理。

Teams Display 包括了兩個物理開關、一個對應鏡頭、一個麥克風,可以確保使用時靈活調整隱私偏好。

本次 Teams 的重要更新,還有許多其他有趣、有用的功能沒有提到。總的來說,這些新功能是為了實現三大目標:

  1. 幫助參會者增強聯繫感,減少疲勞感。
  2. 讓會議更具包容性、互動性,並且提高開會效率。
  3. 簡化工作、節約時間。

至於能否真的實現這些目標,主要的新功能如 Together Mode,微軟做過了基於腦電波的科學實驗,至少對會議的疲勞感有了很大緩解,其他功能,則要看上線之後反饋了。

不管怎麼樣,至少讓開會這件事變得輕鬆一點、好玩一點,也是對備受 2020 年打擊不斷的我們,帶來了一點安慰吧……

(本文由 PingWest 授權轉載;首圖來源:微軟

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