疫情之下想要更彈性的工作方式?Gmail 整合 G Suite 功能帶來新體驗

作者 | 發布日期 2020 年 07 月 17 日 10:55 | 分類 Google , 網路 , 職場 Telegram share ! follow us in feedly


視訊會議、遠端協作、彈性工時:這些新的工作型式顯然會繼續下去。自武漢肺炎(新冠肺炎,COVID-19)爆發以來,在與客戶和業務負責人的對話間讓我發現,工作環境的轉型已從原本理想中的長期目標轉變成當務之急。雇主和員工都想要更彈性的工作方式,而要實現這點需要有合適的技術。


但員工想要的不只是工作彈性而已。不論是在工作或者個人生活,遠距辦公的需求顯著提升。運用不同工具處理過多資訊和任務,已經超出多數人的負荷。與其學習其他工具,更重要的是讓大家已經在使用的工具能更實用,且以整合、直覺的方式協同合作。

這也是為什麼要介紹更好的工作介面。G Suite 現在可以智慧地將你需要的人員、內容和任務聚集在一起,以便充分運用時間。透過整合整合視訊、聊天、電子郵件、檔案和任務等核心工具,讓你可以隨時隨地、輕鬆掌握一切。

高露潔-棕欖(Colgate-Palmolive)和 ATB Financial 等客戶已經預先體驗這項新功能,並對於整合工作環境體驗有很棒的回饋。鐵山(Iron Mountain)IT 終端使用者技術副總裁 Gene Molloy 表示,這項服務「無縫整合了 G Suite 的優點,讓我們能夠因為減少在不同工具間的轉換而更有效率,也因為有了較少的干擾讓我們可以專注在任務本身。」

將所有工具整合在一起

在研究如何進一步整合電子郵件、聊天和視訊這三大核心溝通服務時,Google 決定從「收件匣」這個大多數人開始工作的地方著手。為了讓您可以直接從收件匣輕鬆加入視訊會議,Google 將 Meet 帶進網頁、Android 和 iOS 版的 Gmail 中,而且讓所有人都可以免費擁有。此外,上個月也將 Google Chat 帶進網頁版的 Gmail 中,協助你可以更流暢地進行通訊,不需因為切換頁面標籤而中斷。很快地,Chat 將可在 Android 和 iOS 版的 Gmail 使用,讓你無論在哪裡都可以輕鬆地透過一個地方同時做更多事情。

Google 透過新增共享檔案和任務,加強 Chat 聊天室的協作功能,讓聊天室可以為長期專案帶來更好的解決方案。透過在同一個地方快速進入共享聊天、存取重要文件和待辦事項,能讓群組中的每個人都可以輕鬆地在專案上獲得一致的訊息。此外,Chat 能讓你建立涵蓋公司外部人員,例如承包商或顧問在內的聊天室,讓你的群組不僅能跨越不同部門、還能跨越組織進行溝通。

為了讓聊天室更加實用,Google 新增了即時協作功能,讓你的團隊無需離開 Gmail,即可打開並共同編輯文件。這樣你就可以更輕鬆地在目前工作的頁面直接進行協作—例如,即時討論對文件所做的變更、分配新任務(或標記為已完成),而無需在螢幕間進行切換。

這個新的整合工作環境也讓你輕鬆存取喜歡的第三方應用程式,包括 DocuSign、Salesforce 和 Trello,讓您在任何對話中,不管是透過 Gmail、Chat,還是聊天室,都能獲得最新訊息並採取行動。

整合讓一切更好

Google 不斷聽到使用者表示,切換應用程式會中斷他們的流程和專注力。因此,在這項新的整合體驗中,團隊一直在思考如何協助工作更加流暢。

舉幾個例子:你可以在聊天時快速加入視訊通話、將聊天訊息轉發至收件匣、透過聊天訊息建立任務 — 這些全部都能彼此串接,讓你輕鬆管理工作流程,完成更多工作。

再來,因為快速找到你所需要的內容,這項功能對提高生產力而言至關重要,因此 Google 也將 Gmail 強大的搜尋功能擴展至 Chat,所有內容都可以輕鬆在同一個地方找到。

最後要介紹幾個工具,協助你排列優先順序、保持專注。你現在可以:

  • 釘選重要聊天室,讓它們更容易找到和取得
  • 將狀態設定為「請勿打擾」
  • 將狀態通知設定為「不在辦公室」,讓你更能保有自己的時間

如果你想親自嘗試這個新的整合工作環境,可以在此註冊。Google 將在未來幾週開放給更多客戶使用,並會在準備好讓你嘗試時通知你。

Meet 和 Chat 安全再升級

成功的彈性工作模式,需要組織持續維護使用者和資料的安全性和規範。超過 600 萬家企業信任並仰賴 G Suite 來保護其最敏感的資料。今天也要宣布 Meet 和 Chat 多項新的安全功能。

在未來幾週,Google 將會推出 Google Meet 的新安全功能,允許主持人決定誰可以參加會議或在會議中進行協作,以便更能掌控會議。從消費者和 G Suite 教育版客戶開始,這些功能將包括:

  • 敲門控制:參與者一旦被踢出,就不能再嘗試透過「敲門」進入同一場會議,除非主持人重新邀請他們
  • 安全鎖:主持人可決定哪位參與者可以在會議中聊天或簡報

此外,Google 會將 Gmail 內建的強大網路釣魚防護功能擴展至 Google Chat。例如,如果使用者點擊 Chat 內的連結,將會進行即時掃描,並標記是否包含惡意內容。

更多功能將在未來推出

溝通與協作的重點是讓大家保持連結,Google 一直在尋找進一步整合產品的方法,協助大家共同合作、讓工作更有效率。最近推出的一些改善功能包括:直接透過手機收件匣回覆文件註解或異動、透過 Connected Sheets 協助你連結和分析跨越組織的資料,以及在我們的硬體產品中新增加協作功能。(你可觀看 Google Cloud Next ’20: OnAir 的主題研討會,瞭解更多這些功能和其他新功能的相關資訊。)

未來進一步擴展整合工作環境,包括直接在 Gmail 進行子母畫面視訊通話的功能;將 Google Meet 整合至 Google 的內容工具中,例如文件、試算表和簡報等。目標是提供智慧、無縫的解決方案,讓每個人都能發揮自己真正的影響力,並能彈性地在想要的地方,用自己喜歡的方式工作。

(圖片來源:Google