格局決定結局!3 大關鍵讓「無紙化」減碳行動帶動企業價值鏈提升

作者 | 發布日期 2022 年 11 月 08 日 9:00 | 分類 數位內容 , 科技政策 , 科技生活 Telegram share ! follow us in feedly


2050 年淨零排放已成全球共識,企業無不落實「 ESG 轉型」。然而,成功的「 ESG 轉型」不僅止於減碳的落實,更是將永續與企業價值結合,進一步帶來市場競爭力的提升。不過如何使價值最大化?有哪些要素與著力點?本文將從凱鈿行動科技「點點簽」電子簽名服務,一探「無紙化」如何從學校到深入金融產業,並從帶動團隊效率提升到佈局事業新藍圖?

無紙化是一個長期趨勢,凱鈿行動科技董事長蘇柏州表示,當全球都在談論 ESG 永續環境的時候,企業在進行合約簽署時卻還是使用紙本合約,但這實際上是一個可以節省的步驟,而每節省一萬張紙,就可以拯救一棵樹,若是台灣企業都可以做到無紙化,那每年就可以拯救上百萬顆樹。

事實上「無紙化」也正是許多企業踏入 ESG 轉型的第一步行動。然而在導入過程中,若能從「工具面」、「流程面」與「服務價值層面」三大關鍵層面進行深入的盤點與思考 ,不但能使組織成員接納新轉變,企業價值也更能體現,甚至還可進一步提升企業優勢與市場競爭力。

(Source:凱鈿行動科技)

1. 工具面:易上手、好管理,「痛點著手」讓改變飛輪自行轉動

從實際案例來看,新北市板橋國小就為優化原有的紙本簽署流程,導入「點點簽」電子簽名服務,板橋國小校長華志仁分享,過去校內以紙本簽核文件時,都需要透過人力遞送、跑公文書流程、逐級核章等步驟,但有時在傳遞時會發生漏章或是延遲的情況,很難掌握簽核進度及時效性。

點點簽導入初期,同仁仍需要時間適應,華志仁指出,但是因為點點簽的操作介面相當容易上手,所以當同仁的使用習慣改變後,反而開始加速依賴電子簽名,並由凱鈿點點簽團隊即時從旁提供教學及客服,使得同仁更快速地適應使用。

華志仁說明,使用點點簽簽署文件後,同仁隨時可使用行動 App 追蹤文件傳遞進度,而且不受時間和空間的限制,還能取代過去紙本列印、節省公務成本開銷,進而達到節能減碳,提升行政辦公效率,並可按照發文者需求上傳夾檔,例如收據、資料影本等,讓簽署資料更加完整。

(Source:Shutterstock)

2. 流程面:無縫接軌現行流程,簡化作業並完善傳承

行政文件保存方面,華志仁表示,每回簽署任務完成,文件就能自動保存在帳號內,便於同仁隨時查閱,甚至有紙本歸檔需求也可以直接下載檔案,從資料管理的角度來看相當實用,而且電子簽名能落實無紙化的環保倡議。

華志仁指出,校園行政文件導入電子簽名,其實並沒有改變過去制式的文書流程,反而是加快過去以紙本傳遞所造成的時間延遲,以及過去以紙本簽章完畢後,還需要再掃描電子檔案歸檔的不必要程序,在文件管理和傳承方面做到完善。

點點簽為校園在後疫情時代,提供最佳的解決方案,華志仁強調,點點簽簡化傳統紙本簽署流程的繁雜,並在直覺的操作體驗與現行公文流程無縫接軌,甚至依學校可負擔的預算規模來製訂客製化的服務所需,學校可使用平常習慣的校務行政系統外加點點簽的電子公文系統,開創「智慧化校園」。

(Source:凱鈿行動科技)

3. 服務價值面:從客戶旅程「斷點」著手, 讓電子簽名為線上服務助攻

另外一個實際案例就是凱基證券,作為全台第二大的證券商,凱基證券擁有 1,000 名的營業員,適逢新冠疫情期間,過往見面三分情的服務被視為洪水猛獸,凱基證券電子商務業務督導鄭嘉慶表示:「最壞的時代其實也是最好的時代,不要辜負每一個挑戰,因為這將帶領我們開啟新的契機。」

鄭嘉慶指出,證券交易講求信任,而見面就是信任的開始,但是當全球遇到新冠疫情,股民原本需要營業員幫忙的事務,全都開始抗拒營業員的拜訪,甚至主動詢問希望改由線上辦理,使得凱基證券的電子交易占總交易量的比例提升到 82%,且線上開戶的比例也從 15% 大幅成長到 80% 左右。

「證券交易額度的提升,攸關券商的經營風險」,鄭嘉慶指出,凱基證券導入點點簽的第一個示範性應用就是讓既有客戶可以線上調整交易額度,透過視訊服務與點點簽電子簽章服務,提供客戶免臨櫃等同親簽的優質服務。

回歸企業價值面深度結合,無紙碳足跡擴大影響力

看似一項服務線上化,其實背後的紙本碳足跡可觀。鄭嘉慶指出,2021 年客戶臨櫃最多的業務就是調整台股交易額度,現在讓既有客戶多一個選項可以改為線上辦理,客戶不用出門、減少交通時間與成本、減少紙本文件使用量,這些都是減少碳排放的積極作為,雖然只是一個小小的服務改變,但減碳環保愛台灣卻可以從這裡開始。

導入點點簽初期,面臨很多全新的挑戰,鄭嘉慶表示,因為金融業是受到高度規管的行業,對原本的法遵和內部查核而言都是全新的應用,沒有前例可循,所以必須花很多心力進行內部溝通及說明,確保落實個人資料保護並完善與廠商之間資訊安全機制,同時釐清電子簽章是否符合現有管理規章相關規範等,但因為和凱鈿密切的協同合作,都已經一一克服。

鄭嘉慶分享,從線上調高交易額度導入點點簽作為出發點,凱基證券後續將鎖定銀髮族,開拓與銀髮客戶的關懷場景,並讓營業員透過視訊與銀髮族互動,因為老年人喜歡臨櫃服務,其實就是想要一個安全感,還是回到信任的本質,並藉此逐步提供更多的理財說明會和諮詢服務。

減碳轉型創造新競爭力,推動 ESG 正向循環

隨著 ESG 永續大旗飄揚,企業面臨著更積極的減碳行動要求。從凱鈿行動科技的點點簽服務案例中,可看見無紙化不僅正深入校園、傳產、政府單位,甚至連最難打入的金融業者,都配合各式產業需求,產生美妙的化學變化。而這股減碳轉型作為,勢必將帶動更多元的解決方案,與更多樣的合作應用方式,推動企業競爭力的提升,投入正向循環於產業鏈中。

(首圖來源:Shutterstock)

延伸閱讀: