微軟 Office 軟體在過去是企業不可或缺的工具軟體,然而隨著雲端技術演進和成本考量,越來越多企業電腦不再強制安裝 Word、Excel、PowerPoint,更多開始改用 Google 文件、試算表、簡報,並享受雲端、協作帶來的好處。這讓微軟意識到在網頁版體驗需要急起直追,包括要把 Excel 儲存格自動帶入的相關功能做得更好。
進化版的 Excel 能夠學習人們的使用模式,整理資料更節省時間。微軟最近替 Excel 網頁版新增了公式建議(Formula Suggestions)和公式範例(Formula by Example)兩個功能,可以自動帶入公式,同時讓網頁版的使用體驗與桌面版一致。而在 Google 試算表早有這樣的功能了,也難怪微軟要加緊腳步跟上。
微軟指出,使用 Excel 桌面版,在儲存格或公式列可輸入自己需要的公式進行計算,也提供公式建議,輸入「=」就會自動帶入相關公式供你選用,微軟稱在 Excel 網頁版也辦得到,但必須是 Microsoft 365 的付費訂閱用戶才能使用。
從範例影片中可以看到,在儲存格輸入「=」後,系統自動帶入加總 B2 至 B15 儲存格數字的函式「=SUM(B2:B15)」,此時用戶如果以滑鼠按著儲存格右下角並向右拖曳,另外 3 個儲存格也會套用相同公式、直接產生加總數字。Excel 網頁版的公式建議,目前提供 SUM、AVERAGE、COUNT、COUNTA、MIN、MAX 六個函數。
▲「公式建議」示範:例如在儲存格輸入「=」,自動帶入「=SUM(B2:B15)」。
在儲存格輸入文字或數字時,Excel 桌面版已有快速填入(Flash Fill)的設計,會在偵測使用模式下自動填入資料,現在加入的公式範例也有類似作用,在一連串儲存格重複輸入文字或公式時,會自動帶入公式,幫助用戶更快完成,從下面這段示範影片更容易理解。
▲「公式範例」示範:重複輸入文字或公式,Excel 網頁版將會自動帶入公式。
不過,外媒記者實測下,在 Excel 網頁版使用公式建議和公式範例尚未到位,測試幾次並未真正顯示。同時在桌面版測試時,也未真正自動帶入,看來新功能要推向每一位 Excel 用戶都需要時間。
(首圖來源:Microsoft Excel Blog)