成功人士最被低估的技能,是它!哈佛神經科學博士解答:把話「寫」清楚

作者 | 發布日期 2023 年 02 月 05 日 9:00 | 分類 人力資源 , 職場 line share follow us in feedly line share
成功人士最被低估的技能,是它!哈佛神經科學博士解答:把話「寫」清楚


想要成功,最被低估的技能是什麼?答案,不是洋洋灑灑寫出一篇專業論文,或是為人處事圓滑,善於與各式各樣的人社交互動。

現為哥倫比亞商學院兼職教授、哈佛醫學院神經科學博士韓茱麗(Juliette Han)解答:其實,就是把想說的話「寫清楚」(write clearly)!尤其對於內向的人而言,更不用強迫自己變得外向,而是善用這個最容易被忽視的技能。

新年新氣象,可以開始培養這個技能!因為不管是書寫信件與文章,甚至公開演說、閒聊時,只要清楚撰寫訊息,都能讓對方理解你的需求與想法,進而達成目標。以下是4個祕訣:

一、選擇傳達訊息的最佳模式

你有過這樣的經驗嗎?明明拿到PPT,簡報內容卻是密密麻麻的文字,讓人完全不想繼續看。因此,向他人表達想法或要求之前,請先確認最佳的傳達模式。

例如,如果要分享含有複雜數據的研究,那利用PPT簡報呈現圖表與照片,報告效果會比直列式的Word文字檔更佳。

若是宣布詳細管理決策,為了讓大家容易聚焦重點、消化訊息,則請發送電子郵件,並善用STAR原則來架構內容(Situation情境、Task任務、Action行動、Result結果)。

不過,也需要注意不必把格式過度複雜化。例如更新進度、收集回饋等討論,通常一封言簡意賅的電子郵件、甚至是親自通話或交談就足夠了。

二、避免使用專業行話

「行銷部門已經完成了A/B測試,現在他們有信心能夠立即改善我們的CRs!」如果老闆這樣跟全公司讚美行銷部門的表現,大家恐怕只會滿頭問號。

由此可見,行業專業術語不只讓群體之外的人難以理解,更會散發一種炫耀知識的優越感,導致人們興趣缺缺。

其實上述那段話,白話一點是:「行銷部門已經完成了比較不同的文案風格比較。經過詳細的分析,他們選出的文案,將有機會增加我們的受眾。」

韓茱麗提醒,不管你覺得某個行業的行話有多普遍、多方便,都該盡力避免使用,包含縮寫等;反之,利用圖像或比喻的方式來說明,表達效果更佳。她印象最深刻的例子,是一名高層把複雜的年度財務策略報告,模仿成童書樣式來呈現。

其他專家並建議:請對該領域一無所知的朋友閱讀你的文章,獲得誠實的回饋;大聲朗讀作品,是否聽起來尷尬又不自然;了解受眾,是一般大眾還是行業專家;逐字逐句檢查文章,刪除不必要的單字。

不過,利用比喻等其他方式解釋時,也要小心不要加入跟主題無關、會偏題的細節。

三、協助受眾不費力就能了解訊息

每人每天都可能被許多訊息轟炸,為了讓對方輕易、快速接收你的資訊,可以善用這些技巧:

  • 原因:提醒為何你會寄這封信、寫這篇文章(例如:就像昨天會議提到的……)
  • 格式:不用隨身攜帶電腦,用手機也能看懂訊息(文中加入標點符號、列點分行)
  • 行動:點出行動(下一步是……/截止日是……)
  • 補充:若訊息太多,分拆重點(超過一頁,可以另創附件檔案/先在email中標出重點)

簡而言之,不要假設所有人都跟你一樣,擁有同等的背景資訊。

四、保持文字簡單精煉

落實上述三法則之後,先別急著送出文章或發表談話!最後一步,是要確保文字簡單又精煉,精確傳達訊息:

  • 不要馬虎:逐字逐句檢查有無錯字、文法錯誤,以及數字是否連貫一致
  • 避免不必要的幽默:確認受眾是否熟悉你?講笑話是否會惹惱他人?
  • 刪減字句:永遠都要挑戰自己,哪裡還能刪減更多字句、甚至整個想法;最後捫心自問,「我的論點還站得住腳嗎?」

換言之,謹慎對待寫下來、說出口的每一字一句,如同珍貴的貨幣。

(譯者:邱韞蓁;本文由《商業周刊》授權轉載;首圖來源:Unsplash

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