如何檢視無效會議?專家:自己之外沒人在乎的會議不需要開

作者 | 發布日期 2018 年 02 月 26 日 10:23 | 分類 職場 follow us in feedly

職場的一天充滿無數會議,而這些接連不斷的會議,無論主事者遲到還是會議後的待辦事項做不完,時常是導致工時過長的原因之一,許多企業已開始刻意降低會議次數,簡化繁冗程序,降低工時,將資源放在更重要的工作項目。減少會議次數其實很簡單,專家指出,其實許多會議都毫無價值可言,且是出於私心的結果,只要不斷捫心自問,就會發現很多會議都沒必要。



QUARTZ 報導指出,會議是一個企業嚴重浪費時間和資源的原因,工作一週中有 17% 工時都在開會,相當 370 億美元產值。當然溝通是商業活動不可或缺的行為,但會議當中有太多模糊、充滿不確定性、會議參加者只會譁眾取寵的場合,耗費所有人的時間和精力,卻沒提供太多價值。

企管顧問公司 Navalent 創辦人 Ron Carucci 表示,已經有幾家企業向他詢問如何剔除會議次數,他回答道,「根據我的經驗,無效會議是一個指標,為了檢驗這一點,我會問大家,如果你不開這場會,除了你自己以外,誰還會在乎?如果這個問題很難回答,答案就呼之欲出。」

Carucci 表示,你只要想一想,你需要舉行那次會議嗎?參與會議議題的每個人都知道要做什麼了嗎,現在就需要去做嗎?可以透過電子郵件解決嗎?如果項目仍處於構思階段,開會對計畫進度是否有幫助,還是把時間花多想一想更符合廣泛目標的具體策略來得好一點?

提前質疑會議的價值可以節省時間和避免會議無效帶來的挫折感。專家指出,「即使是短暫的會議也會產生級聯效應,譬如因為一場會議而迫使自己切換思緒,或是因為在等待那場會議,因此無法花長時間思考企圖心更大的計畫,因此我們應該不斷地問自己,這次會議是否必要?」

(首圖來源:Flickr/Tim Dorr CC BY 2.0)