對於不習慣遠端工作的組織或個人來說，無論是開會討論、檔案存取、溝通協調，甚至一般同事間的社交，都會產生溝通或合作上的落差。我們整理出 4 大類、12 種工具，幫助你遠端工作更有效率。
專案管理工具
Trello：工作「可視化」，一眼掌握進度
Trello 以「區塊」的方式區別任務種類，初次使用 Trello，可先創建團隊，再進一步建立「討論版」，比方說，團隊名為行銷部，討論版包含雜誌行銷方案、影音產品推廣方案。每一個討論版內，內建一連串清單，用戶可依時間軸分類，像是未完成、進行中、已完成、待處理等狀態，成員都可以隨意拖曳、新增工作事項，即便不能面對面討論，也可以清楚掌握進度。
Asana：身兼數職時，可多視角檢視任務
Asana 與 Trello 的使用方式大致相同，一樣可以依照專案需求，建立任務、子任務等多個層級、上傳檔案、插入圖片，並設定單一任務的開始及截止時間、負責人等基本資訊。
較特別的是，如果同時參與多個專案，可切換成行事曆模式，以同個時間點、不同角色任務的角度，在統一的看板檢視所有工作進度，幫助自己釐清先後順序，管理專案更加便利。
溝通協作平台
Slack：應用彈性高，可串接百種程式
Slack 是款彈性度高的通訊軟體，使用者可自由串聯上百種應用程式，像是 Google Drive、Zoom、Microsoft OneDrive 等等，整合各種 App 應用軟體，不須為了切換頁面感到苦惱。最為人稱道的功能是，Slack 能夠針對單一訊息回應，讓每一條訊息都成為一個討論區，避免議題被不相關的內容影響。
Microsoft Teams：整合協作平台，視訊會議一鍵開
習慣 Microsoft 365 介面的個人或企業，使用 Microsoft Teams 更加得心應手，不管是雲端文件存取、檔案分享、會議通知、日曆提醒、任務分工等溝通協作，都整合在一個平台內。
和 Slack 相同，用戶可利用標籤功能，將對話和文件妥善分類，便於查找。較特別的是，Microsoft Teams 也支援線上會議，且無須開啟額外的連結或軟體，平台內就能直接進行視訊會議。
JANDI：支援中文系統，介面簡單好上手
相對於 Slack 聚焦歐美地區的用戶，JANDI 則將重心放在亞洲使用者，因此，產品一推出就支援繁中、簡中、日文、韓文和英文等 5 種語言。
另外，Slack 最大的優勢為串接上百種應用程式，符合歐美公司使用多種協作工具的習慣。JANDI 則將串接簡化成幾個亞洲企業較常用的軟體，包含 Dropbox、Google Calendar、Trello 等，讓使用介面更加清爽上手。
視訊會議軟體
Zoom：17 座數據中心，跨國視訊不斷線
Zoom 在全球 17 個重點城市設立數據中心，連線相對穩定，而且不須額外下載軟體，只要主持人註冊帳號，將連結和密碼傳送給與會者，就可以直接加入會議。
針對視訊背景雜亂、早起蓬頭垢面的狀況，Zoom 還提供虛擬背景和美肌的功能。不過，Zoom 去年一度傳出資安疑慮，例如用戶個資外洩等隱憂，採用前須再三評估。
Cisco Webex：開啟個人會議室，隨時找得到人
Cisco Webex 透過 email 邀請與會者參加會議，可發起兩種會議形式，第一是個人會議室，有固定網址和代碼，知道代碼的人能夠隨時加入，適合密切合作的團隊，或像是客服人員要線上待命；第二是排定會議，與會者於約定時間加入會議。主持人可進行多方控管，像是關掉某個人的鏡頭、將某個人移至「大廳」，等待允許加入等等。
Google Meet（原名 Google Hangouts）：行事曆、工作同步，不再忘東忘西
假設組織採用 G Suite 系列工具，像是 Gmail、Google Calendar等，Google Meet 將成為首選視訊軟體。當主持人以 email 發出會議通知，行事曆自動註記，時間一到跳出通知，就直接開始會議。另外，會議的對話內容、照片，會自動備份到 Gmail 的「即時通訊紀錄」和 Google 相簿，方便日後查找、整合資料。
效率及社交工具
Cold Turkey Blocker：虛擬夥伴監督，禁止登入分心網站
在家工作，少了同事激勵、主管督促，容易分心，一下滑 Facebook、一下點開 YouTube，一轉眼虛度大半時間。想要專心工作，可在 Cold Turkey Blocker 設定某個時段禁用的網站和應用程式。此時若連上禁用網站，Cold Turkey Blocker 會用名人勵志小語遮蔽，鼓勵你回去工作。
Focusmate：與「臨時同事」彼此督促，工作更有動力
如果禁止網站還是無法讓你專心，試試與陌生人一起工作。Focusmate 以 50 分鐘工作、10 分鐘休息為循環，在你預計的工作時間內，配對一位「臨時同事」，一起視訊工作。登入 Focusmate、填完基本資料，接下來會進入行事曆介面，你可以自由加入他人或創建自己的工作時間。
iDoneThis：公開待辦事項，讓老闆、同事監督你
iDoneThis 是一款生產力工具，類似於待辦清單。用戶將今日的預計目標與工作進度更新至平台；除了工作者本人，主管也可以新增任務在負責人的工作清單上。如果當天的目標未達成，將會自動順延到隔天，員工與老闆在下班前，都能夠清楚得知工作成果，調整排程。
Donut：線上配對同事，定時聊天、抒發壓力
Donut 是 Slack 投資的新創公司，透過 Slack 隨機配對不認識的同事，一起上線聊天、喝咖啡，系統會幫你設定好開場白，讓彼此不尷尬。Donut 還有個有趣功能，不時抽出幾名幸運兒，和執行長喝咖啡。在現下不少企業採用雲端工作的時機，彌補平常同事間閒話家常、茶水間聊是非的社交活動。
（本文由《經理人月刊》授權轉載；首圖來源：shutterstock）
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